כספים

יש להיכנס לאתר ה-FTP של אשבל ולהוריד קובץ להרצה על השרת בהתאם לגרסת המערכת, בסיס הנתונים והשפה:

במסך הגדרות ניכוי מס (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > טבלאות כספים), יש להגדיר שורות נפרדות עם סוג ניכוי 07 ו-08.
במסך הגדרות כספים לספקים (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות נתוני כספים), בלשונית ניכוי מס במקור:
בעמודה קוד ניכוי מקסימלי, יש לקשר את קוד הניכוי המתאים בעמודה קוד ניכוי מקסימלי.
בעמודה מס. זהות/תיק מס הכנסה, יש לרשום את המספר999999999.
בעמודה הסבר על מספר התיק, יש לבחור ב-5 (חברה בינלאומית).
בעמודה זיהוי למס הכנסה, יש לבחור ב-4 לתושב חוץ או ב-2 לתושב הרשות הפלשתינאית.

במסך 'קופות' בנתיב: כספים > ניהול קופה, קיים שדה בשם "סגירה עד תאריך". עבור כל תאריך בו יש צורך לשמור את תכולת הקופה לאותו יום, יש לרשום את תאריך הסגירה.

במסך הבן "תאריך סגירה" יישמר תעוד של כל סגירה שנעשתה לקופה ובמסך הנכד "תכולת קופה לתאריך" יוצג פירוט של הקופה נכון למועד ביצוע הסגירה.

יש להיכנס לאתר ה-FTP של אשבל ולהוריד קובץ להרצה על השרת בהתאם לגרסת המערכת, בסיס הנתונים והשפה:

במסך הגדרות ניכוי מס (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > טבלאות כספים), יש להגדיר שורות נפרדות עם סוג ניכוי 07 ו-08.
במסך הגדרות כספים לספקים (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות נתוני כספים), בלשונית ניכוי מס במקור:
בעמודה קוד ניכוי מקסימלי, יש לקשר את קוד הניכוי המתאים בעמודה קוד ניכוי מקסימלי.
בעמודה מס. זהות/תיק מס הכנסה, יש לרשום את המספר999999999.
בעמודה הסבר על מספר התיק, יש לבחור ב-5 (חברה בינלאומית).
בעמודה זיהוי למס הכנסה, יש לבחור ב-4 לתושב חוץ או ב-2 לתושב הרשות הפלשתינאית.

במסך 'קופות' בנתיב: כספים > ניהול קופה, קיים שדה בשם "סגירה עד תאריך". עבור כל תאריך בו יש צורך לשמור את תכולת הקופה לאותו יום, יש לרשום את תאריך הסגירה.

במסך הבן "תאריך סגירה" יישמר תעוד של כל סגירה שנעשתה לקופה ובמסך הנכד "תכולת קופה לתאריך" יוצג פירוט של הקופה נכון למועד ביצוע הסגירה.

יש לגשת ל'הגדרות לתעודות כספיות' בנתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > טבלאות כספים ולהסיר את הדגל מ'בדיקת סדר תאריכים' בתעודה המבוקשת.

ראשית יש לבדוק שהוגדרו ההגדרות הבאות בקישורים המצורפים:

http://www.erpguru.co.il/index.php?option=com_quickfaq&view=items&cid=2:marketing&id=110:Errorecurrancy&Itemid=41

http://www.erpguru.co.il/index.php?option=com_quickfaq&view=items&cid=2:marketing&id=111:no%20automatic%20currancy%20update&Itemid=41

לאחר מכן, באם התקלה ממשיכה יש להוריד מאתר של אשבל קובץ תיקון לעדכון שערים מבנק ישראל.

את הקובץ יש לשמור במחשב השרת, לוודא שכל המשתמשים יצאו מהמערכת, לבצע גיבוי ולאחר מכן להריץ בלחיצה כפולה.

ראשית, יש לוודא שקבוע הכספים 'BudCheck' מציין שתתקבל שגיאה (ערכים: 11-17).

לאחר מכן יש להיכנס למסך 'משתמשים מורשים לחריגה' בנתיב: כספים > תקציבים > טבלאות עזר ולהגדיר את המשתמשים שכן יוכלו לחרוג ללא קבלת הודעת שגיאה אלא הודעת אזהרה בלבד.

כאשר יתרת חשבונות הספקים בחובה ויתרת חשבונות הלקוחות בזכות, חשבונות אלה ייכנסו בצורה אוטומטית לסעיף מקדמות בהתאמה.

ניתן לבטל זאת ע"י כניסה למסכים 'סעיפי מאזן לספקים' ו'סעיפי מאזן ללקוחות' בנתיב הבא: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות לדו"חות כספיים ולמחוק בשדה 'סעיף נגדי במאזן'.

כאשר הסעיף התקציבי שונה/עודכן בתנועת יומן סופית, דרך מסך תיקונים בשורות תנועות יומן, השורה מוצגת כחיוב ידני.

ההעתק שיופק לא יופיע עם המלל "נאמן למקור", אלא, במידה ומעוניינים בהעתק זהה למקור יש להדפיס העתק באמצעות התכנית הזו, ולשים חותמת וחתימה של נאמן למקור.

ההעתק יהיה זהה למקור, גם במקרים בהם בינתיים עודכנו פרטים (שם הלקוח, תאור המוצר וכו'.) זאת בניגוד להעתק רגיל.

בנוסף, תכנית זו תעבוד רק עבור חשבוניות שהופקו אחרי שדרוג ל-14

על מנת לבטל את הודעת השגיאה הזו, יש להיכנס למסך: הגדרות לתעודות כספיות. במסך זה לעבור לשורה של החשבונית הדרושה, ולהסיר את הסימון מהשדה: "בדיקת סדר תאריכים?".

יש להקליד את חשבונית העסקה באותו האופן בו מקלידים חשבונית ספק רגילה. לאחר הפקת חשבונית זו תירשם תנועת יומן עם מספר שתחילתו יסומן באות P.

לאחר מכן יש לבצע תשלום תוך בחירת חשבונית העסקה במסך הבן 'סימון חשבוניות עסקה'.

כאשר מתקבלת חשבונית הספק לאחר התשלום, יש להקלידה למערכת ולבצע התאמה בינה לבין התשלום שבוצע קודם לכן באמצעות ניתוח הכרטיסים.

בזמן רישום הקבלה/תשלום (האפשרות המועדפת)
יש להיכנס למסך הבן הרלוונטי ולסמן את החשבוניות בגינן בוצע התשלום.
יש לעבור למסך הבן המקביל לפרטי התשלום ולשנות את הסכום מסכום החשבונית לסכום ששולם.
במשטח עבודה לניתוח כרטיסים
בשורה של החשבונית ששולמה חלקית, בעמודה בסיס להתאמה חלקית, יש לבחור "!" (מהווה לבסיס התאמה חלקית).
יש לרשום את מספר ההתאמה בעמודה הת. חלקית (במקום בעמודה מס' התאמה).
יש לרשום את אותו מספר התאמה (באותה עמודה) בשורה של הקבלה.
הערה: אין צורך לאשר את ההתאמה החלקית עד להשלמת ההתאמה במלואה.

בפקודת יומן של הקבלה (לקבלות בלבד)
יש להיכנס למסך הבן פירוט סכומים להתאמות של המסך יומן תנועות ולעבור לשורת הזכות של הלקוח (הקבלה).
יש להיכנס למסך הנכד סימון חשבוניות לתשלום, ולסמן את החשבוניות אשר בגינן בוצע התשלום.
יש לעבור למסך הנכד פיצול סכומים,לרדת לשורה ריקה ולסמן את העמודה סכום היתרה.ההפרש בין הסכום בחשבוניות לסכום הקבלה יופיע אוטומטית בעמודה סכום.
יש לחזור למסך פירוט סכומים להתאמות ולהפעיל את התוכנית עדכון סכומים להתאמה בהפעלה ישירה.
בחשבון הלקוח (לקבלות בלבד)
יש להיכנס למסך הבן תנועות לא מותאמות של המסך חשבונות לקוחות, ולהמשיך לפי השיטה הקודמת.

ניתן ליצור דו"ח כרטסת חדש עם העמודות הדרושות באמצעות מחולל כרטסות בנתיב: כספים> הנהלת חשבונות > דו"חות כספיים> כרטסת.

לא ניתן לשנות/לעדכן דו"ח כרטסת קיים שלא נוצר באמצעות המחולל.

יש לסמן במסך האב של מסך קבלה את הדגל 'פירוט לפקודת יומן' תחת הלשונית 'התאמת חשבוניות' ובמסך הבן 'חשבוניות לתשלום' להוסיף את החשבונית של חברת הבת ולרשום את מספר החשבונית שלו בשדה 'אסמכתא1' ואת שם החשבון שלו בשדה 'חשבון'.

חשבונות ראשיים – במסך חשבונות ראשיים (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות), יש לסמן את העמודה מבוטל. פעולה זו מסירה את החשבון מרשימות הבחירה ומונעת יצירה של תנועות יומן חדשות עבור החשבון.
הערה: על מנת לבטל חשבון, יתרתו צריכה להיות 0 במטבע הראשי והשני (בד"כ שקלים ודולרים).

חשבונות לקוחות – במסך לקוחות (נתיב: שיווק ומכירות > לקוחות), יש לשנות את הסטטוס ל"לא פעיל". כדי למנוע יצירת תנועות יומן חדשות עבור החשבון, יש לגשת למסך חשבונות לקוחות (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות) ולסמן את העמודה מבוטל.
חשבונות ספקים – במסך ספקים (נתיב: רכש > ספקים), יש לשנות את הסטטוס ל"לא פעיל". כדי למנוע יצירת תנועות יומן חדשות עבור החשבון, יש לגשת למסך חשבונות ספקים (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות) ולסמן את העמודה מבוטל.

לא ניתן לשנות את גודל הכותרת דרך המערכת, אך ניתן לייצא את הדו"ח ל-WORD ושם לבצע את השינוי בכותרת הדו"ח.

לא ניתן לשנות את שם הכותרת באנגלית לחברה מסויימת.

כן, הדרך הנוחה ביותר הינה לפתוח תעודת "הצעת מחיר ללקוח" חדשה ללקוח עם השם הרצוי ובלשונית אסמכתאות בשדה "לפי הצעה" לרשום את הצעת המחיר הקודמת.

על מנת שתופק חשבונית אחת ללקוח על סמך מספר תעודות משלוח יש להיכנס למסך "הגדרות כספים ללקוחות" (הפעלה ישירה ממסך לקוחות), ולסמן את הדגל "חשבונית מרכזת" בלשונית הפקת חשבונית.

לעיתים קיימים הפרשי שער לחשבונות חוץ ולכן יש להריץ את התוכנית "רישום הפרשי שער לחשבונות מט"ח" (בנתיב: כספים>הנהלת חשבונות>הפרשי שער) על מנת שיתבצע תיקון ליתרות השקלים והדולרים בהתאם ליתרת מטבע החוץ.

במסך הגדרות לתעודות כספיות (בנתיב: כספים>תחזוקת כספים>הגדרות כספים>טבלאות כספים) יש לבחור את התעודה הרצויה ובשדה 'הגבלת תאריך אחורה' לעדכן את מספר הימים הרצוי.

קיים מספר מקסימלי של תעודות משלוח אשר המערכת יכולה להכין עבורן חשבונית מרכזת. מספר זה תלוי בהגדרה של מספר הרשומות המקסימלי שהמערכת יכולה להציג בבת אחת.

לשם הגדלת ערך זה יש לגשת למסך קבועי המערכת בנתיב: מנהל מערכת>תחזוקת מערכת>קבועי המערכת ולהגדיל את הערך בשורה MAXFORMLINES לפי הצורך.

הערה: הגדלה מופרזת של ערך זה תוביל לשימוש בזיכרון רב.

יש לגשת למסך "הגדרות לתעודות כספיות" בנתיב: כספים>תחזוקת כספים>הגדרות כספים>טבלאות כספים ולבחור בשורה של סוג החשבונית המבוקש.

בעמודה: "בדיקת סכום 0 בסגירה" יש להסיר את הדגל.

ניתן לסמן ללקוח במסך חשבונות לקוחות את הדגל "לא לגיול?".

הלקוח לא יופיע בדו"חות גיול החובות.

כאשר רושמים תשלום מלקוחות כתנועות יומן ידניות ולא דרך קבלות, בתוכנת ה ERP פריוריטי זום/פריוריטי
בזמן רישום התנועה, במסך הבן פירוט התנועה יש לסמן בשורות את העמודה תנועת לקוח/תנועת קיזוז.

בצורה זו המערכת תזהה שמדובר על תנועות לקוח והתנועות לא יכללו בדוחות ניכוי מס במקור.
במידה והתנועה כבר ניסגרה ניתן לסמן את השדה במסך תיקוני תנועת יומן סופיות.

קודם לשידור או לאחר קבלת הודעת השגיאה, ניתן לבדוק את הקובץ בעזרת הסימולטור של מס הכנסה, בכתובת: https://www.shaam.gov.il/MSLOG126

אם יש בעיה ברשומה מסויימת בקובץ, תוצג הודעת שגיאה עם זיהוי השורה. יש ללחוץ על עיון כדי להציג את פרטי השורה.

כדי לטפל בשורה הבעייתית בפריוריטי:
יש להיכנס למסך טבלת עזר לדוח ניכוי מס (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > דו"חות כספיים > מיסים > ניכוי מס במקור) ולאתר את השורה המתאימה.
יש לבדוק את פרטי השורה. השגיאה יכולה לנבוע ממספר תיק ניכויים לא תקין, סכומי תשלומים חריגים, ועוד.
כדי לתקן את מספר תיק הניכויים של הספק, יש להיכנס למסך הגדרות כספים לספקים (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות נתוני כספים) ולוודא שבעמודה מס.זהות/תיק מס הכנסה מופיע מספר בעל 9 תווים.
לאחר התיקון, יש להפיק מחדש את הממשק, ולבדוק את תקינותו בעזרת הסימולטור.

במערכת ה ERP פריוריטי זום / פריוריטי יש לכך כמה סיבות אפשריות:

א. תעודת קבלת הסחורה המבוקשת אינה בסטטוס המתאים או אינה לחיוב:
יש להיכנס למסך קבלת סחורה מספק (נתיב: ניהול מלאי > תנועות מלאי > תנועות מלאי רכש),
ולשלוף את התעודה המבוקשת.
בלשונית פרטים כלליים, יש לבדוק שהתעודה נמצאת בסטטוס סופי.
יש ללחוץ על הלשונית מחירים, ולבדוק אם התעודה מסומנת לחיוב.
ניתן לקשר לחשבונית ספק רק תעודות קבלת סחורה סופיות המיועדות לחיוב.
ב. כל שורות התעודה כבר חויבו:
בלשונית מחירים, יש לבדוק האם הדגל חויבה מסומן. דגל מסומן מציין כי כל השורות כבר חויבו
במסגרת חשבוניות ספק אחרות.
טיפ: כדי לעיין בחשבוניות בהן חויבו שורות התעודה, יש להיכנס למסך הנכד
חשבונית לשורה (מסך בן של קבלת סחורה מספק – פירוט).
ג. רשימת הבחירה של תעודות הקבלה הפתוחות של הספק ארוכה מדי:
מספר התעודות שיוצגו ברשימת הבחירה מוגבלת על ידי ערך הקבוע CHOOSEROWS
במסך קבועי מערכת (נתיב: מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > קבועי המערכת).
אם מספר תעודות הקבלה הפתוחות של הספק חורג מערך זה, רשימת הבחירה לא תוצג כלל.
במקומה ייפתח המסך קבלת סחורה מספק, שם ניתן לאתר את התעודה המבוקשת

במערכת פריוריטי זום / פריוריטי
ההודעה מתקבלת כאשר תעודה מסוימת (למשל, הזמנה/תעודת משלוח) קושרה לפרוייקט של לקוח אחר.

טיפ: ניתן לעדכן את הקישור לפרוייקט המתאים במסך שינוי פרויקט בהזמנות לקוח או במסך שינוי פרויקט בתעודות מכירה (נתיב: ניהול פרויקטים > שינוי פרויקט בתעודות).

במערכת פריוריטי זום /פריוריטי :

כאשר פותחים חשבונית מרכזת עבור תעודת משלוח, ותעודת החזרה המבוססת על תעודת המשלוח, באמצעות התוכנית הכנת חשבוניות, המחירים נלקחים מתעודת המשלוח (במידה וערך הקבוע הכספי DocPrice עומד על 1, אחרת – המחירים יילקחו מההזמנה או מהמחירון).

כדי לזכות את הלקוח באמצעות תעודת החזרה בסכומים שונים מהמחירים בתעודת המשלוח:

יש לפתוח תעודת החזרה מבלי לשייכה לתעודת המשלוח.
יש לפתוח חשבונית מרכזת באופן ידני, ולצרף אליה את תעודת המשלוח ותעודת ההחזרה.

ניתן לבצע זאת דרך:
מסך קישור חשבוניות לתעודות משלוח, במסך זה ניתן לקשר בדיעבד תעודות משלוח לחשבוניות המתאימות.

במקרים מסוימים, כאשר מקשרים לתעודת המשלוח חשבונית חו"ל, מתקבלת הודעת שגיאה "לא קיימת חשבונית עם מספר זה". הסיבה לכך היא, שללקוח לא מוגדרות חשבוניות חו"ל אלא חשבוניות רגילות, והמערכת אינה מאתרת את החשבונית המתאימה מתוך רשימת החשבוניות הרגילות.

על מנת לאפשר קישור חשבונית חו"ל לתעודת משלוח במקרה כזה, ראשית יש לבצע את הפעולות הבאות:
יש להיכנס למסך הגדרות כספים ללקוחות (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות נתוני כספים) ולאתר את הלקוח המבוקש.
יש לעבור ללשונית הפקת חשבונית, ולבחור בעמודה טיפוס חשבונית את הערך F (חשבוניות חו"ל).

במערכת פריוריטי זום / פריוריטי ישנן מספר סיבות אפשריות לבעייה ופתרונן:

ההזמנה כוללת שורה אחת או יותר שלא סומנה בהן העמודה סגורה. יש לוודא שכל שורות ההזמנה סגורות – בכולן מסומנת העמודה סגורה.
לא קיים סטטוס סטטוס בסגירת הזמנה במסך סטטוסים להזמנות לקוח (נתיב: שווק ומכירות > הזמנות > סטטוסים להזמנה).
להגדרת סטטוס בסגירה:

יש לריץ את התוכנית ניהול תהליך להזמנת לקוח (נתיב: שווק ומכירות > הזמנות > סטטוסים להזמנה).
יש לאתר את הסטטוס שיוקצה להזמנה בעת סגירתה. יש לבחור במאפיינים בקליק ימני על הסטטוס.
יש לסמן את העמודות סטטוס בסגירת הזמנה והזמנה סגורה,ולאשר.
הערה: סטטוס שסומן כסטטוס בסגירת הזמנה, יסומן תמיד גם כהזמנה סגורה.
יש לשמור את השינויים בלחיצת Ctrl+S.

חשבונית מס היא סוג של תעודת מלאי.

במסך סוגי תעודות מלאי יש עמודה של בדיקת רישום מכשירים. כאשר עמודה זו מסומנת ב-Y (או ב-P),המערכת בודקת בזמן סגירת החשבונית האם לגבי הפריטים המנוהלים מספרים סידוריים, נעשה רישום מספרים סידוריים בהתאם לכמות שיש בשורת התעודה. החשבונית לא תוכל להיסגר כל עוד אין התאמה ברישום המספרים הסידוריים.

במערכת פריוריטי זום/פריוריטי

ניתן לרשום חשבונית זיכוי בגין החזרת סחורה או בגין זיכוי כספי בלבד, ולבצע התאמה בין חשבונית הזיכוי לחשבונית המקורית.

לרישום חשבונית זיכוי בגין החזרת סחורה:

אפשרות א': הפקת תעודת החזרת סחורה מלקוח וחשבונית מרכזת לזיכוי

יש לרשום תעודת החזרת סחורה במסך החזרות סחורה מלקוח (נתיב: ניהול מלאי > תנועות מלאי > תנועות מלאי מכירות).
הערה: ניתן לקשר את התעודה למשלוח המקורי בלשונית אסמכתאות.
יש להכנס למסך חשבוניות מרכזות (נתיב: כספים > מכירות (כספים) > חשבוניות מכירות > חשבוניות מרכזות > חשבוניות מרכזות), ובעמודה זיכוי/חיוב לבחור בערך C (חשבונית זיכוי).
הערה: בפירוט החשבונית יש להכניס כמויות חיוביות.
לביצוע התאמה בין החשבונית הנוכחית לחשבונית הקודמת, יש להיכנס למסך הבן חשבונית – פרטים נוספים, ובעמודות קוד חשבונית קודמת וחשבונית קודמת לרשום את קוד החשבונית ואת מספרה.

אפשרות ב': הפקת חשבונית מס עם כמויות שליליות ללא רישום תעודת החזרה.

הערות:

אפשרות זו תקפה אך ורק אם העמודה בדיקת סכום שלילי בשורת חשבונית זו אינה מסומנת במסך הגדרות לתעודות כספיות (בנתיב כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > טבלאות כספים).

לביצוע התאמה בין החשבונית הנוכחית לחשבונית קודמת, יש להיכנס למסך הבן חשבונית – פרטים נוספים, ובעמודות קוד חשבונית קודמת וחשבונית קודמת לרשום את קוד החשבונית ואת מספרה.

לרישום חשבונית זיכוי בגין זיכוי כספי:

יש להיכנס למסך חשבוניות מרכזות.
יש לבחור בערך C (חשבונית זיכוי) בעמודה זיכוי/חיוב.
הערה: בפירוט החשבונית יש להכניס כמויות חיוביות בלבד.
במסך הבן חשבוניות מרכזות-פירוט, יש לרשום את המק"ט המופיע בחשבונית המקורית.
יש לרשום מחיר רצוי בעמודה מחיר ליחידה, ולסמן את העמודה זיכוי כספי בלבד.
לביצוע התאמה בין החשבונית הנוכחית לחשבונית קודמת, יש להיכנס למסך הבן חשבונית – פרטים נוספים, ובעמודות קוד חשבונית קודמת וחשבונית קודמת לרשום את קוד החשבונית ואת מספרה.
טיפ: לקבלת מידע נוסף על חשבוניות זיכוי, ניתן להיעזר באשף חשבוניות לקוח (נתיב: כספים > מכירות (כספים) > חשבוניות מכירות > אשף חשבוניות לקוח).

במערכת פריוריטי זום / פריוריטי:

ניתן לראות בכותרת תעודת המשלוח, באמצעות העמודות לחיוב וחוייבה,אם התעודה ניתנת לחיוב והאם כבר חוייבה.

אם התעודה חוייבה:

כדי לראות את מספר החשבונית בה חוייבה שורת תעודה מסוימת, יש לעבור ממסך הבן משלוחים ללקוח – פירוט למסך הנכד חשבונית לשורה.

הערה: כאשר מחוייב חלק מהכמות בשורת התעודה, כל השורה תסומן לחיוב, ולא ניתן יהיה לקשור בשלב מאוחר יותר את יתרת הכמות לחשבונית נוספת.

מדיניות עיגול המחירים בפריוריטי זום / פריוריטי

להצעות מחיר, הזמנות ותעודות משלוח נקבעת באופן כולל לפי ערך הקבוע RoundOrd במסך קבועי כספים. ניתן לשנות הגדרה זו באופן ספציפי ללקוח מסויים במסך הגדרות כספים ללקוחות, בעמודה עיגול מחיר (בלשונית הפקת חשבונית).

על מנת שיודפס הטקסט הרצוי לגבי איחוד עוסקים:

יש למלא במסך נתוני החברה את העמודה איחוד עוסקים במספר שנקבע לחברה.
יש להשתמש בהדפסות HTML בלבד (ההדפסות עם ה-e הכחולה בשורת ההפעלות הישירות) ולא בהדפסות "רגילות" או פרטיות.

יש להיכנס למסך הגדרות כספים למוצרים (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות נתוני כספים), לשלוף את המוצר הרלוונטי ולקשרו לקוד מס הקניה המתאים.
יש להיכנס למסך חשבונות ראשיים (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות) ולפתוח חשבון ראשי עבור מס הקניה (אם טרם נפתח). בעמודה סעיף בדו"ח מס יש לוודא שהחשבון מקושר לסעיף "הכנסות חייבות במע"מ".
יש להיכנס למסך חשבונות מערכת (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרת חשבונות) ולקשר את החשבון לשורה של מס הקניה. תנועת היומן שתרשם עבור פריט חייב במס קניה תכלול, בהתאם לקוד מס הקניה, שורה שתזכה את החשבון המתאים.
הערה: אין לבצע את התשלום ישירות מחשבון מס קניה אלא דרך חשבון נפרד. שני החשבונות יקושרו לאותו סעיף מאזן ויקזזו אחד את השני במאזן.

יש לסווג את המוצרים לפי משפחות מוצר בהנח"ש, ולקשור את החשבונות ואת מרכזי הרווח/עלות למשפחה:

יש להיכנס למסך משפחות הנח"ש (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > משפחות מוצר-הנח"ש)וליצור משפחה חדשה, אם עדיין לא קיימת.
יש להיכנס למסך הגדרת חשבונות משנה הנח"ש (באותו נתיב) ולקשור את חשבונות ההכנסות והקניות הרלוונטים למשפחה. במסך זה ניתן גם לקשר למשפחה מרכז רווח/עלות.
יש לקשור מוצרים למשפחת הנח"ש באחת הדרכים הבאות:
יש להריץ את התוכנית הוספת מוצרים למשפחת הנח"ש (באותו נתיב).
יש להיכנס למסך הגדרות כספים למוצרים (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות נתוני כספים), לשלוף את המוצרים הרצוים, ולציין משפחת הנח"ש בלשונית פרטים כלליים.

יש להוריד עדכון מהאתר של אשבל בעזרתו
ניתן להריץ קובץ תוספת למהדורה לשינוי הדיוק העשרוני בעמודות המחיר והכמות במערכת.
השינוי ישפיע על כל עמודות המחיר ליחידה או הכמות במערכת, ולכן מומלץ להתייעץ עם מיישם לפני-כן.

יש להיכנס למרכז שרות הלקוחות באתר של אשבל
http://www.eshbel.co.il/merkaz.htm
וללחוץ על תוספות למהדורה (תחת התפריט קבצים להורדה פריוריטי).
יש להוריד את קובץ ההרצה המתאים לשינוי דיוק עשרוני (בעמודות מחיר ליחידה או כמות), ולקרוא היטב את ההנחיות המפורטות שם.
אם ברצונך שהדיוק העשרוני יקבל ביטוי גם בהדפסות מסמכי HTML (כלומר, בהצגת המסמך יופיעו שלושה אפסים לאחר הנקודה):

יש להריץ את התוכנית קביעת דיוק עשרוני בהדפסות HTML (נתיב: מנהל מערכת > תחזוקת מערכת > עיצוב מתקדם > תוכניות עזר).
הערה: תוכנית זו לא משפיעה על הדו"חות במערכת.

ניתן לקבוע מספר ערכים להתראהעל חריגה מהתקציב:

0 = ללא בדיקת חריגה מהתקציב

1 = בדיקת חריגה מהתקציב השנתי

2 = בדיקת חריגה מהתקציב השנתי עד לתאריך הנוכחי

3 = בדיקת חריגה מהתקציב החודשי

4 = בדיקת חריגה מתחילת השנה עד לסוף הרבעון הנוכחי

5 = בדיקת חריגה מהתקציב הרבעוני

6 = בדיקת חריגה מתחילת השנה עד לסוף מחצית השנה הנוכחית

7 = בדיקת חריגה מהתקציב של מחצית השנה הנוכחית.

לדוגמה:

יש תקציב של 12,000 ש"ח, בהקצבה של 1,000 שקל לחודש.

כאשר ערך הקבוע הינו 1, תינתן הודעה על חריגה מעבר ל- 12,000 שקל.

כאשר הערך הינו 2, בחודש יוני, למשל, תינתן הודעה על חריגה מעבר ל- 6,000 שקל, בחודש יולי על חריגה מעבר ל- 7,000 שקל וכו'.

כאשר הערך הינו 3, גם אם התקציב לא נוצל כלל עד חודש מאי, תינתן הודעת חריגה על ניצול מעבר ל-1,000 שקל ביוני.

הערות:

– כאשר ערך הקבוע הנו 3, 5 או 7, מתבצעת בדיקה נוספת על חריגה מהתקציב מתחילת השנה, בדומה לבדיקה המתבצעת כאשר ערך הקבוע הנו 2.

– ניתן לשנות את הגדרת הבדיקה עבור סעיפי תקציב מסויימים וחלקי עץ תקציב.

יש להיכנס למסך הגדרות כספים למוצרים (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות נתוני כספים), לשלוף את המוצר הרלוונטי ולקשרו לקוד מס הקניה המתאים.
יש להיכנס למסך חשבונות ראשיים (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות) ולפתוח חשבון ראשי עבור מס הקניה (אם טרם נפתח). בעמודה סעיף בדו"ח מס יש לוודא שהחשבון מקושר לסעיף "הכנסות חייבות במע"מ".
יש להיכנס למסך חשבונות מערכת (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרת חשבונות) ולקשר את החשבון לשורה של מס הקניה. תנועת היומן שתרשם עבור פריט חייב במס קניה תכלול, בהתאם לקוד מס הקניה, שורה שתזכה את החשבון המתאים.
הערה: אין לבצע את התשלום ישירות מחשבון מס קניה אלא דרך חשבון נפרד. שני החשבונות יקושרו לאותו סעיף מאזן ויקזזו אחד את השני במאזן.

בהקלדת מספר זהות או תיק מס הכנסה במסכים כרטיס עובד או הגדרות כספים לספקים (בלשונית ניכוי מס במקור) מתבצעת בדיקה המאמתת את תקינות המספר.

נסביר את הבדיקה באמצעות דוגמא:

נמסר מספר תעודת זהות 04342652-8 כאשר ספרת הביקורת היא 8.

מכפילים כל ספרה לחוד (למעט ספרת הביקורת) ב-1 וב-2, לסירוגין. אם תוצאה של מכפלה היא מספר דו-ספרתי (2×6=12), נרשום את סכום שתי הספרות (3).

12121212

04342652 x

————–

08382354

כעת מחברים את כל המספרים: 33 = 0+8+3+8+2+3+5+4

מחשבים את ההפרש בין הסכום המתקבל לעשור הבא: 7 = 40-33

ספרת הביקורת צריכה להיות שווה לסכום ההפרש.

אולם, ספרת הביקורת שניתנה היא 8 וההפרש שהתקבל הוא 7. לכן, במקרה זה מספר הזהות הוא שגוי.

אם בתוכנה מותקן מודול שב"א, ובמסך קבועי כספים ניתן הערך 1 לקבוע ShvaChecks, תוכן הפס המגנטי נשלח תוך כדי הקלדה לתוכנת שב"א. תוכנת שב"א מחזירה בתשובה את שם כרטיס האשראי ואת קוד חברת האשראי. לאחר מכן נעשה חיפוש במסך אמצעי תשלום, אשר בודק האם קיים אמצעי תשלום עם שם וקוד חברת אשראי זהים.

להלן פירוט המסכים לרישום טקסט קבוע לתעודות השונות במערכת. יש להיכנס למסך המתאים ולהגדיר את הטקסט במסך הבן הראשון. טקסט זה יופיע בכל הדפסה של תעודות מאותו סוג.

כדי להגדיר טקסט קבוע באנגלית, יש לציינו במסך הבן המקביל. טקסט זה יופיע אוטומטית בהדפסת תעודות הממוענות ללקוחות או לספקים המסומנים בעמודה הדפסות באנגלית (תחת הלשונית פרטים נוספים).

הזמנת לקוח – טקסט קבוע להזמנות לקוח (נתיב: שווק ומכירות > הזמנות)
הצעת מחיר ללקוח – טקסט קבוע להצעת מחיר (נתיב: שווק ומכירות > הצעות מחיר)
הזמנת רכש – טקסט קבוע להזמנות רכש (נתיב: רכש > הזמנות רכש > טבלאות עזר להז. רכש)
תעודת משלוח – משלוח ללקוח – טקסט קבוע (נתיב: ניהול מלאי > תנועות מלאי > תנועות מלאי מכירות)
הרכבות במחסנים – טקסט קבוע להרכבות במחסנים (נתיב: ניהול מלאי > תנועות מלאי > הרכבות במחסנים)
חוזה שירות – טקסט קבוע לחוזה שרות (נתיב: שרות ואחזקה > טבלאות שרות > טבלאות חוזי שרות)
לגבי התעודות הכספיות כולן נמצאות באותו מסך (חשבוניות מכירות, חשבוניות רכש, קבלות, הפקדות, תשלומים)
– הגדרות לתעודות כספיות (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > טבלאות כספים).
יש לבחור את סוג התעודה הרצוי ולהקליד את הטקסט במסך הבן
טקסט קבוע לתעודה.

ניתן להגדיר את מסוף השידור לשב"א בכל אחד מהמסכים הבאים:

מסך אמצעי תשלום
מסך סניפים
מסך חשבון/כ. אשראי לחיוב (מסך בן של מסך חוזי שרות).

כל תנאי תשלום שהוקצה לו סוג אשראי 6 (תשלומי קרדיט) או 9 (תשלומי מועדון) במסך תנאי תשלום משמש לתשלום בקרדיט לחברות אשראי.
אם מדובר בעסקאות עם תנאי תשלום מסוג זה, התשלומים יופיעו בקובץ לשב"א שנשלח לחברת האשראי כעסקת תשלומים, אך בתנועת היומן תופיע שורה אחת של סכום התשלום.

קובץ EDI יכיל תווים לא נומריים אך ורק כאשר הוגדרה הנחה כללית במינוס.

מכיוון שאין אפשרות להעביר לרשתות חשבוניות עם הנחה כללית במינוס.

נעשה זאת באופן הבא:

יש לבטל את הגדרת העיגול במסך הגדרות כספים ללקוחות (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות נתוני כספים) עבור לקוחות אלה, כדי שלא תיוצרנה חשבוניות עם הנחה כללית במינוס, אשר תגרומנה לשיבושים בקובץ.

חיפוש המוצרים והתאמתם למוצרי הלקוח בממשק EDI להזמנות נערך לפי הקריטריונים הבאים, המסודרים לפי דרגת החשיבות של החיפוש:

לפי מק"ט לקוח במוצרים של הלקוח.
לפי מק"ט לקוח במוצרים של הלקוח המשלם.
לפי המק"ט בהזמנה. כלומר, המערכת מוצאת מוצר עם מק"ט זהה למק"ט שנשלח בהזמנה מהלקוח.
אם לא נמצא מק"ט לפי הקריטריון הראשון, תנסה המערכת לפי הקריטריון השני וכן הלאה. אם לא יימצא מק"ט באף אחת מהקטגוריות, תתקבל הודעת שגיאה.

את המידע המתקבל מקופ"ח כללית יש לרשום במסכים הבאים:

קוד אתר – באותו מסך, בעמודה מספרו אצל לקוח משלם. אם לא מוגדר אתר, יש לרשום מספר לקוח.

מסך נתוני החברה:

ח.פ. – בעמודה מספר עוסק מורשה.
מסך הזמנות לקוח:

הזמנת רכש (הזמנת מוסד) – בעמודה מספר פנקס.
הסכם רכש – בעמודה הזמנתכם.
מספר שורה בהזמנת מוסד – נלקח ממספר השורה בהזמנה (של הפריט במסך הבן פירוטי הזמנה).
מספר שורה בהסכם – בעמודה שורה בהזמנתכם באותו מסך בן.
מסך לקוחות:

מספר ספק – יש לשלוף את הלקוח המשלם, לעבור למסך הבן פרטי לקוח נוספים ולרשום את מספר הספק בעמודה מספרי כספק אצל הלקוח.

אם בעיה זו קוראת יש לוודא מספר דברים:

יש לודא שהחשבונית לא שודרה כבר לממשק EDI. עבור חשבונית ששודרה, תסומן אוטומטית העמודה EDI במסך עדכוני פרטים לחשבוניות. אם העמודה כבר מסומנת עבור החשבונית, וברצונך לשדרה שנית, יש להסיר את הסימון מהעמודה.
יש לודא שפרטי רשת השיווק הרשומים ללקוח הינם נכונים (למשל, מספר סניף). כדי לבדוק זאת, יש להכנס למסך פרטי רשת שיווק, מסך בן של מסך הגדרות כספים ללקוחות.
יש לבדוק את דו"ח השגיאות, שבתפריט ממשקי EDI לרשתות שיווק, ולפתור את הבעיות שהדו"ח מציג.

המערכת מוודאת שמתקיימים כל התנאים הבאים בחשבונית לפני שליחתה בממשק:

כל השורות בחשבונית מבוססות על תעודות משלוח/החזרה.
לכל המוצרים בחשבונית מוגדר מק"ט ספק (במידה ומוגדר לקוח משלם, הבדיקה מתבצעת גם מולו).
לכל הלקוחות בתעודות המשלוח/החזרה מוגדר מספר סניף במסך פרטי רשת שיווק.
לכל תעודות המשלוח/החזרה יש מספר בול.
הערה: בדיקה זו לא מתבצעת בממשק חשבוניות למכבי שרותי בריאות.

עבור חשבוניות שלא מקיימות את כל התנאים הנ"ל יתקבל דו"ח שגיאות; היתר תיכללנה בקובץ.

הערה: אם במסך פרטי רשת שיווק קיים ערך בעמודה מספרי כספק, הבדיקה תתבצע מול הלקוח המשלם

הקובץ נקרא בשם:

ממשק ת. משלוח לרשתות שיווק יוצר קובץ בשם E-600000.txt
הקובץ ממוקם בנתיב priority\system\load\companyname (כאשר companyname מציין את שם המחיצה של החברה בה מופעל הממשק במערכת פריוריטי).

פנה למנהל מערכת

בהרצת התוכנית העברת יתרות פתיחה מתקבלת ההודעה "יש להגדיר תחילה חשבון יתרות רווח שנים קודמות בחשבונות מערכת".

כדי להגדיר חשבון יתרות רווח שנים קודמות:

יש להיכנס למסך חשבונות ראשיים (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות > חשבונות ראשיים) ולהגדיר את החשבון.
יש להיכנס למסך חשבונות מערכת (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרת חשבונות), ומהעמודה חשבון לעבור לשורת יתרת רווח קודמת. שם יש לקשר את חשבון הנה"ח המתאים.
הערה: זהו החשבון אליו תועבר יתרת חשבונות רווח והפסד בעת הרצה של התכנית העברת יתרות פתיחה.
כדי לפתוח חשבון יתרת רווח שנים קודמות לכל תת חברה, יש להריץ את התוכנית פתיחת חשבונות בתת חברה (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > תתי חברות), על סמך החשבון שנפתח לתת החברה הראשית.

הדבר יכול לנבוע משתי סיבות:
אמצעי התשלום קשור לקופה אחרת
במסך אמצעי תשלום (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > טבלאות כספים), אפשר לקשר אמצעי תשלום מסויים לקופה.

אם בקבלה נרשם תקבול באמצעי תשלום שהקופה שלו שונה מהקופה בקבלה, תנועת היומן תירשם לחשבון הקופה שקושרה לאמצעי התשלום. זאת למעט מקרה אחד יוצא מן הכלל: במקרה של תשלום במזומן, התנועה תירשם לקופה שבכותרת הקבלה.

טעות בהגדרת סוג התנועה
בסוג התנועה שקושר לקבלה (בעמודה סוג תנועה, לשונית אסמכתאות) לא מופיע בתבנית התנועה חשבון העזר TOCASH, המחייב אוטומטית את חשבון הקופה שנרשמה בקבלה או שקושרה לאמצעי התשלום. ייתכן שבמקום זאת נרשם חשבון קופה אחרת, כך שבכל מקרה תחויב אותה קופה קבועה, במקום להתייחס לפרטי הקבלה.

הודעת השגיאה המתקבלת מודיעה כי לא ניתן למחוק חשבון, כיוון שהוא מוגדר כחשבון מערכת, בעוד שהוא כלל אינו מופיע במסך חשבונות מערכת (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות חשבונות).

ההודעה נובעת מכך, שהחשבון המיועד למחיקה מקושר לחשבונות מערכת שהקבוע COGSMethod גורם להסתרתם במסך. שינוי זמני בערכו של הקבוע יאפשר הצגת החשבונות במסך ומחיקת הקישור שלהם לחשבון המיועד למחיקה.

על מנת לבצע את המחיקה, יש לבצע את הצעדים הבאים:
יש להיכנס למסך קבועי כספים (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > טבלאות כספים).
יש לאתר את הקבוע COGSMethod ולשנות את ערכו לערך השונה מאפס.
יש להיכנס למסך חשבונות מערכת,לאתר את השורה בה מופיע החשבון המיועד למחיקה, ולמחוק את הערך המופיע בעמודה חשבון.
יש להיכנס למסך קבועי כספים ולהחזיר את ערך הקבוע COGSMethod לאפס.
כעת ניתן להיכנס למסך חשבונות ראשיים ולמחוק את החשבון המיועד למחיקה.

תנועות יומן להעברות הבנקאיות ייזכו תמיד את חשבון הדחויים, ללא קשר לתאריך הפרעון, אם מתקיימים התנאים הבאים:

העמודה תשלומים כסכום אחד? מסומנת עבור חשבון הבנק המבוקש, במסך חשבונות בנק.
אמצעי התשלום "העברה בנקאית" מסומן בעמודה תשלום ע"י מס"ב, שבמסך אמצעי תשלום.

כדי להפוך לקוח שהוא גם ספק ללקוח בלבד:
יש להיכנס למסך ספקים (נתיב: רכש > ספקים), לשלוף את רשומת הספק ולהעבירו לסטטוס "לא פעיל".
טיפ: מספר הספק זהה למספר הלקוח.
במסך חשבונות לקוחות (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות), יש לשלוף את חשבון הלקוח, ובעמודה סעיף מאזנילשייכו לסעיף לקוחות (במקום לקוחות/ספקים).
כדי להפוך ספק שהוא גם לקוח לספק בלבד:
יש להיכנס למסך לקוחות (נתיב: שווק ומכירות > לקוחות), לשלוף את רשומת הלקוח ולהעבירו לסטטוס "לא פעיל".
טיפ: מספר הלקוח זהה למספר הספק.
במסך חשבונות ספקים (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות), יש לשלוף את חשבון הספק, ובעמודה סעיף מאזני לשייכו לסעיף ספקים (במקום לקוחות/ספקים).

על מנת לברר זאת, יש לבצע את הבדיקות הבאות:
יש להיכנס למסך מטבעות (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > שערי מטבע ), ולוודא שקודי המטבע של המטבע הראשי ושל המטבע המשני זהים בכל החברות אשר נבחרו לביצוע עדכון רב-חברתי, לרבות קוד המטבע של הש"ח.
יש לוודא שלמשתמש המעדכן ניתנו הרשאות למסך רישום שערי מטבע (בנתיב זה) בכל החברות המתאימות.

הסיבות נובעות מהגדרות מטבע שנעשו במסך מטבעות:
טרם הוקלד שער החליפין של אותו מטבע מול המטבע הראשי.
מיקום המטבע במסך מטבעות מוגדר עם ערך שלילי.
המטבע מסומן עם דגל בעמודה ריבית.

הרחבת השאלה:
מדובר בשער חליפין לתאריך קודם, הרשום במסך רישום שערי מטבע (מסך הבן של מסך רישום שערי מטבע), אך אינו מופיע במסך שערי חליפין קודמים (מסך בן של מסך מטבעות).

תשובה:
זה קורה כשהשער נרשם אוטומטית.

המערכת מעדכנת אוטומטית את שערי המטבעות בימים בהם לא הוקלד שער באופן ידני, ורושמת אותם במסך רישום שערי מטבע (ניתן לראות כי השער עודכן אוטומטית ולא הוקלד ע"י משתמש, כאשר שדה החתימה נותר ריק). לעומת זאת, מסך שערי חליפין קודמים מציג רק שערים שנרשמו ידנית ע"י המשתמשים.

נניח שחברה אחת ממוקמת בישראל, והשנייה בספרד.

המטבע הראשי בישראל הוא השקל, והמטבע המשני הוא הדולר. ואילו בספרד המטבע הראשי הוא האירו, והמטבע המשני הוא הדולר.

אם שתי החברות עובדות על אותו השרת, יש צורך בניהול שערים מצטלבים לפי המטבע הראשי של כל חברה המוקמת על השרת, ובעדכון שערים שיתבצע מחברה ראשית אחת.

התמיכה בעדכון שערים רב-חברתי, גם כאשר המטבע הראשי בחברות שונה, מיושמת באמצעות חישוב שערים מצטלבים למטבעות.

לדוגמה: בחברה בישראל יוקלדו ביום מסויים: שער דולר של 4.2 ושער יורו של 5.5,

ובחברה בספרד (שבה המטבע הראשי הוא היורו) יעודכן שער שקל של 0.1818, ושער דולר של 0.7636.

לתמיכה בניהול שערים מצטלבים, יש לבצע את ההגדרות הבאות:

יש לנהל בחברות השונות רשימת מטבעות עם קודי מטבע זהים, ויש לוודא שהמטבע המשני בכל החברות זהה.
במסך חברות (נתיב: מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > טיפול בחברות),יש לסמן את העמודה עדכון שערים רב חברתי עבור החברות בהן יתבצע עדכון שערים רב-חברתי.
לרישום שערי חליפין מצטלבים:

יש לעדכן את שערי המטבע בחברה הראשית (כלומר, החברה אשר לפי המטבע הראשי שלה יתבצעו החישובים).
הערה: בעת רישום שערי המטבע בחברה הראשית, יתעדכן הן השער והן השער המצטלב בכל החברות בהן מסומנת העמודה עדכון שערים רב חברתי.

הערה חשובה: ראשית, יש לוודא שאין תעודות כספיות זמניות או תנועות יומן זמניות שמעורב בהן החשבון הנדון. אם קיימות כאלו, יש לסוגרן או למחקן.

הפעולות לשינוי מטבע החשבון תלויות בסוג מטבע החשבון ומטבע היעד:

כאשר רוצים להפוך חשבון ממטבע כלשהו לש"ח:
יש לבטל את כל ההתאמות הפנימיות של החשבון (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > ניתוח כרטיסים > ביטול התאמות פנימיות > ביטול התאמות סופיות, כאשר יש לסמן לבטל התאמות סטורנו).
יש להכנס למסך חשבונות ספקים/לקוחות/ראשיים ולשנות את המטבע.
כאשר רוצים להפוך חשבון מש"ח לכל מטבע אחר:
יש להריץ את התכנית עדכון סכומי מט"ח לחשבון (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > תכניות שרות).
יש לבטל את כל ההתאמות הפנימיות של החשבון (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > ניתוח כרטיסים > ביטול התאמות פנימיות > ביטול התאמות סופיות, כאשר יש לסמן לבטל התאמות סטורנו).
יש לשנות את המטבע למטבע הרצוי במסך חשבונות ספקים/לקוחות/ראשיים .
כאשר רוצים להפוך חשבון מכל מטבע שאינו ש"ח לכל מטבע אחר שאינו ש"ח:
יש להריץ את התוכנית ביטול התאמות סופיות (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > ניתוח כרטיסים > ביטול התאמות פנימיות), ובמסך הקלט לסמן את העמודה לבטל התאמות סטורנו כדי לבטל את כל ההתאמות הפנימיות של החשבון.
יש להכנס למסך חשבונות ספקים/לקוחות/ראשיים ולשנות את המטבע לש"ח.
יש להריץ את התכנית עדכון סכומי מט"ח לחשבון למט"ח החדש המבוקש (כדי לעדכן כל תנועה בערך של שער החליפין באותו יום).
יש לשנות את המטבע למטבע זר במסך חשבונות ספקים/לקוחות/ראשיים

את החשבוניות יש לרשום כתנועת יומן רגילה המייצגת חשבונית ספק, ולאחר מכן לנטרל את השפעתה מול יתרות פתיחה בתנועה נגדית, שבשורת מע"מ התשומות שלה, נרשום חשבון נגדי – מע"מ חו"ז כדי שלא תיכלל בקובץ למע"מ.

הפעולה מתבצעת דרך אחסן והדבק רשומות באופן הבא:

יש להיכנס למסך הרלוונטי ולשלוף את התעודה המבוקשת.
יש להיכנס למסך הבן של פירוט התעודה.
בשורת התפריטים העליונה, יש להיכנס לתפריט עריכה > אחסן רשומות. בחלונית שנפתחת יש לרשום מספר כלשהו, לדוגמא 1, ולאשר.
יש לצאת ממסך הבן חזרה למסך האב (אין לצאת ממסך האב עצמו).
יש ללחוץ Ctrl+Enter, ולפתוח רשומה חדשה במסך (יש לציין לפחות את מספר הלקוח).
מתוך מסך האב, יש להיכנס לתפריט עריכה > הדבק רשומות. בחלונית שנפתחת יש לרשום את אותו מספר שנרשם קודם ולאשר.
יש לאשר גם את תיבת הדיאלוג העברת רשומות. פירוט התעודה יועתק לרשומה החדשה שנפתחה.
הערה: במקרה שההדבקה נעצרת לפני הסוף, הרשומה החדשה לא תפורט בכלל.

החל מגירסה 13, יש תיבה נפרדת בשם Ignore Case בתחתית ברשימת החיפוש להבחנה בין אותיות רישיות לאותיות קטנות.

בגרסאות ישנות יותר:

יש להוריד את הסימון במשבצת חיפוש מתחילת רשומה (בפינה התחתונה) כדי לבטל את ההבחנה בין אותיות רישיות לאותיות קטנות.

אם הבעיה מאובחנת רק בחלק מהתחנות, יש לבצע את הפעולות הבאות (לפי הסדר, עד לפתרון הבעיה):

בחלון הדפדפן, יש ללחוץ על כפתור העכבר הימני, לבחור Encoding (קידוד) ולסמן Hebrew Windows (עברית – חלונות).
יש לוודא שהדפדפן הוא בגרסה 6 ומעלה. אם לא, יש לשדרג לגרסה עדכנית.
טיפ: ניתן לבדוק את הגרסה דרך התפריט Help בדפדפן, או על ידי לחיצה על F1 מתוך הדפדפן.
יש לאפס את הגדרות הדפדפן:
למשתמשים ב-IE גרסה 7: יש לבחור Tools > Internet Options וללחוץ על הלשונית Advanced. יש ללחוץ על הכפתור Reset.
למשתמשים בגרסאות קודמות: יש לבחור Tools > Internet Options וללחוץ על הלשונית Programs. יש ללחוץ על הכפתור Reset Web Settings.
אם הבעיה חוזרת בכל התחנות, יש לבצע את הפעולות הבאות באחת התחנות (כמשתמש עם הרשאות של מנהל מערכת):

יש לאתר את תוכנית ההדפסה הנדונה דרך תפריט פריוריטי ולעמוד על משבצת הישות.
יש ללחוץ F6 כדי לפתוח את מחולל הפרוצדורות.
יש להיכנס למסך הבן שלבי הפרוצדורה ולעבור לשלב האחרון (שלב 500 "INPUT")
יש להריץ את התוכנית יצירת דף HTML לשלב מסרגל ההפעלות הישירות.

בשורת "קופה קטנה" מופיעים כל הסכומים שנרשמו לספקים שאין להם מספר עוסק מורשה במסך הגדרות כספים לספקים, ותנועות שנרשמו עם חשבון נגדי שאינו ספק.

להצגת פירוט תכולת קופה קטנה, יש לסמן בקלט בעת הרצת הממשק את העמודה דו"ח קופה מפורט. בדו"ח המודפס תופיע רשימה של תנועות אלו, וניתן לבדוק איזו משתי הקטגוריות הבאות מתאימה:

ספק ללא הגדרות כספיות: ניתן לעדכן במסך הגדרות כספים לספקים, בעמודה מספר עוסק מורשה.
תנועה עם חשבון נגדי שאינו חשבון ספק: ניתן לעדכן במסך תיקונים בשורות תנועות יומן את העמודה חשבון נגדי, כך שתציג את שם חשבון הספק הרלוונטי לתנועה. פעולה זו לא יוצרת רישום בהנה"ח, אלא קשורה רק לדו"חות הכספיים.
הערה: בקלט התוכנית יש לרשום:

% מקסימום לקופה קטנה: 100
סכום שמחייב פירוט: 5000
מע"מ מחייב פירוט-רכש: 300

חשבוניות עם סכום מע"מ מעל 300 ₪ יש לרשום לספק עם מספר עוסק מורשה במערכת. הן לא תיכללנה בקובץ בעמודת הקופה הקטנה.

לחשבוניות עם סכומי מע"מ נמוכים מסכום זה, ניתן לרשום תנועת יומן כללית שתיכלל בקופה הקטנה.

הערה: בעת רישום תנועת היומן, יש להקפיד לרשום בעמודה מונה חשבוניות שבמסך האב של תנועת היומן את כמות החשבוניות הכלולות בתנועת היומן.

בקלט התוכנית, יש לציין "100" בעמודה % מקסימום לקופה קטנה. יש לבדוק בדו"ח המופק את הסכום הרשום לקופה קטנה: אם סכום זה גדול מסכום מקסימום לקופה קטנה שהוגדר בזמן הפקת הממשק, לא יווצר קובץ.

ניתן להפיק את הדו"ח פירוט קבלות- חשבוניות ששולמו (כספים>מכירות(כספים)>קבלות>דו"חות קבלות) כדי לעיין בפרטי קבלות לקוח נבחרות, שנרשמו בתקופה מסויימת , כולל החשבוניות נגדן נרשמו הקבלות

אם התשלום שהתקבל שונה מהסכום הרשום בחשבונית אשר סומנה עבור הקבלה , יש להריץ את התוכנית הוספת שורת הפרש בהפעלה ישירה מהמסך, לפני סגירת הקבלה.
אם ההפרש קטן מהערך המוגדר לקבוע MaxReconVar במסך קבועי כספים, שורת הפרש נרשמת אוטומטית לחשבון הפרשי התאמות המוגדר במסך חשבונות מערכת.
אם ההפרש גדול יותר , הוא יישאר פתוח ללקוח. אולם, אם מעוניינים לסגור הפרש זה ,ניתן לרשום את החשבון אליו מעוניינים להעביר את ההפרש בעמודה חשבון להעברת הפרשים בשורת ההפרש שהתווספה במסך הבן חשבוניות לתשלום.

כדי להוציא תנועות מהקובץ – יש להכנס למסך תיקונים בתנועות יומן סופיות. לשלוף את התנועות ,ולשנות עבורן את הערך בעמודה סוג רשומה למעמ לתו – (מינוס)

ללקוח קבוע: יש להזין במסך לקוחות, בלשונית נתוני חברה, בעמודה מספר תיק במע"מ מספר בן 9 ספרות, ולהריץ שוב את הממשק.
ללקוח מזדמן: יש לעדכן מספר עוסק מורשה של הלקוח בעמודה רשימון יצוא/מס.עוסק , במסך עדכוני פרטים לחשבונית (כספים> מכירות (כספים), חשבוניות מכירות),ולהריץ שוב את הממשק.

לקליטה תקינה של הממשק , יש להריץ את התכנית טעינת קובץ עם טאבים (כספים>תחזוקת כספים>ממשקים להנה"ח > ממשק תנועות יומן), ולקבל קובץ במבנה זה מהתוכנה החיצונית.
לממשק תנועות יומן נוספו עמודות חדשות:
א. סוג רשומה למע"מ: מייצג את סוג הרשומה ,לפי הגדרות מע"מ
ב. מונה חשבוניות: משמש למקרה שמדובר בתנועת יומן שנבעה מZ של קופה רושמת .
3.את מספר העוסק של הלקוח יש לציין בעמודה הקיימת אסמכתא 1 של שורת תנועת היומן, עבור כל שורות הקובץ . מספר זה חייב להיות בן 9 ספרות , אחרת ישוייך לעסקאות לא משוייכות.

הערה: ניתן לעיין ולבצע שינויים בעמודות אלו במסך טבלת טעינה לתנועות יומן (כספים> תחזוקת כספים> ממשקים להנה"ח > ממשק תנועות יומן ), לאחר קליטת הממשק , ולפני העברתו ליומן.

בעת הרצת הממשק, מוצגת עמודת קלט בה ניתן לציין את הנתיב בו יישמר הקובץ. ברירת המחדל של המערכת היא הנתיב C:\TEMP, אך אם נתיב כזה לא קיים במחשב ממנו מריצים את הממשק, תתקבל הודעה זו.

הפתרון: יש לפתוח תיקיית C:/TEMP, או לשנות את הנתיב בו יישמר הקובץ לנתיב נבחר.

שים לב: אין לשנות את שם הקובץ

על מנת להציג את מספר תיק במע"מ / תעודת הזהות של הלקוח בחשבונית , יש לבצע את ההגדרות הבאות:

עבור לקוח קבוע: יש להזין בעמודה מספר תיק במע"מ שבמסך לקוחות , בלשונית נתוני חברה, מספר בן 9 ספרות!!
עבור לקוח מזדמן או פרטי: יש להזין בעמודה מספר תיק במע"מ שבמסך האב של החשבונית , מספר בן 9 ספרות!!
עסקה ללא הגדרת מספר מזהה מתאים ללקוח תופיע בממשק ובדו"ח הנלווה למשתמש, תחת סיווג של לקוח לא מזוהה.

הערה: מספר התיק מודפס כברירת מחדל על גבי כל המסמכים הסטנדרטים המופקים על ידי התוכנה. אם אינו מופיע, יש לוודא שהעמודה אינה מוסתרת (באמצעות עיצוב דו"ח ), במקרה של הדפסה פרטית , יש לדאוג שההדפסה תכלול נתון זה ,כמתחייב לפי ההנחיות החדשות.

כשמריצים את הממשק למע"מ PCN874 , ומבקשים ליצור דו"ח מאוחד למספר חברות, הדו"ח מרכז יחד רק את אותן חברות שסומנו דרך התפריט קובץ> הגדרת עבודה רב חברתית, ושיש להן אותו מספר תיק במע"מ , כפי שמופיע במסך נתוני חברה.

בשיוך חשבונית לתקופת מע"מ ישנה מגבלה של 9 חודשים אחורה ,לכן, למרות שהחודש רשום באופן תקין, החשבונית לא שוייכה לתקופת המע"מ הנכונה.

כדי לפתור את הבעיה:

יש להכין תנועת יומן ידנית , שתוציא מהתשומות ותכניס לחשבון מעבר כלשהו עם תאריך האסכמתא ההסטורי. חשבון המעבר צריך להיות מוגדר במסך חשבונות ראשיים כך שלא יקושר לאף סעיף בדו"ח מס.
יש להכין תנועת יומן ידנית נוספת, שתעביר מחשבון המעבר לחשבון מע"מ תשומות , עם תאריך אסמכתא נוכחי. בתנועה זו יש לדאוג לכך שבשורה של תשומות , בעמודות מספרי אסמכתא ובעמודת החשבון הנגדי, יירשם חשבון הספק , כדי שהרישום בממשק יהיה נכון.

לבעיה שני פתרונות אפשריים:

הרצת תכנית עדכון יתרות בחשבונות.
הרצת התכנית בדיקת פקודות יומן לאיתור תנועות יומן בעייתיות.

אם לאחר סגירת מע"מ והרצת התכנית העברת סכומים למע"מ חו"ז, רוצים לרשום חשבונית נוספת לדיווח הנוכחי, אין צורך לבטל את ההעברה למע"מ חו"ז.

הפעולות שיש לבצע הן:

יש להחזיר את תקופת הדיווח לחודש הקודם בעזרת הרצת התוכנית תקופת דיווח למע"מ.
יש לרשום את החשבוניות הנוספות עליהן יש לדווח למע"מ.
יש להפיק דו"ח מע"מ חדש ולוודא שהסכומים נכונים.
יש להפיק את הדו"ח סכומים להעברה למע"מ חו"ז, ולוודא שמופיעים רק הסכומים שנוספו.
יש להריץ את התכנית העברת סכומים למע"מ חו"ז
יש להעביר שוב את תקופת הדיווח למע"מ לחודש הנוכחי בעזרת הרצת התוכנית תקופת דיווח למע"מ.

כדי לראות אילו תנועות גורמות לאחוז מע"מ שגוי, יש להפיק את הדו"ח בקרת מע"מ.

דו"ח זה מציג תנועות שנרשמו לחשבון הכנסות חייבות במע"מ ללא רישום מע"מ עסקאות, או להיפך: תנועות שנרשמו למע"מ עסקאות ללא רישום הכנסות חייבות במע"מ.

לתיקון הבעיות יש לבצע אחת מהפעולות הבאות:

יש להיכנס למסך חשבונות ראשיים ולתקן לפי הצורך את הסעיף בדו"ח מס המצויין לחשבונות המופעים בדו"ח הנ"ל.
יש לרשום תנועות יומן מתקנות לחשבונות המתאימים.

הסיבה היא הפרשי עיגול סכומים. הממשק מעגל לשקלים שלמים (לפי דרישות החוק) ואילו דו"ח מע"מ מציג את הערכים במדוייק.

זה נובע מרישום ידני של תנועה להעברה למע"מ חו"ז , ולא על ידי התוכנית העברה למע"מ חו"ז

לפתרון הבעיה:

יש להיכנס למסך יומן תנועות ולשלוף את התנועות להעברה למע"מ חו"ז.
יש להריץ את התכנית תיקונים בשורות תנועות יומן בהפעלה ישירה מהמסך.
אם מעוניינים להמשיך ולרשום ידנית העברה למע"מ חו"ז:

יש לרשום תנועת יומן נפרדת לכל מע"מ (עסקאות מול חו"ז, תשומות מול חו"ז,תשומות לנכסים מול חו"ז).
לחילופין, יש להקפיד שהחשבון הנגדי בכל שורות העסקאות והתשומות יהיה חשבון המע"מ חו"ז.

על מנת לשלב בתנועת יומן אחת מע"מ מסוגים שונים , נוסף למערכת סוג תנועה חדש עבור מע"מ – מע"מ חריג.

בעת רישום חשבונית הרכש יש לבצע את הפעולות הבאות:

במסך הבן- חשבונית-פירוט, בכל שורה בה אחוז המע"מ הוא 2/3, יש לסמן את העמודה מע"מ חריג, בנוסף לסימון העמודה מע"מ.
במסך הבן חשבונית -פרטים נוספים, יש לבחור בעמודה סוג תנועה את הערך מע"ח- מע"מ חריג.

יש להיכנס למסך רשימת קבוצות מס, ולפתוח קבוצת מס חדשה בשם "רכוש קבוע".
יש להיכנס למסך הגדרות כספים למוצרים, ולהקצות לפריט הרכוש הקבוע את קבוצת המס החדשה שהוגדרה בעמודה קבוצת מע"מ.
יש להיכנס למסך הגדרות מע"מ , לעבור לשורה של מע"מ תשומות , ולמחוק את הקישור של מע"מ תשומות הרגיל.
יש להיכנס למסך הבן שיעורי המס ולהגדיר לקבוצת המס הכללית קישור של מע"מ תשומות של חשבון תשומות הרגיל.
יש לפתוח שורה חדשה עבור קבוצת המס "רכוש קבוע" , ולקשר אליה את השורה של תשומות לנכסים.
יש לחזור למסך האב הגדרות מע"מ, ועבור כל אחת מהרשומות (למעט זו של מע"מ תשומות), יש לעבור למסך הבן שיעורי מס, ולהוסיף את קבוצת המס החדשה " רכוש קבוע" ולהגדיר את שיעורי המס.
בעת סגירת חשבונית עם פריט אחד הקשור לקבוצ המע"מ הרגילה ופריט אחר הקשור לקבוצת המע"מ "רכוש קבוע" , תרשמנה בתנועות היומן שתי שורות: האחת למע"מ תשומות הרגיל, והשניה למע"מ תשומות לנכסים.

כדי לבטל רישם , יש לבצע את התהליך הבא לכל תנועת העברה שיש לבטל .לאחר סיום התהליך ניתן להעביר מחדש את הסכומים למע"מ חו"ז:

יש להיכנס למסך יומן תנועות (נתיב: כספים> הנהלת חשבונות >יומן תנועות), ולשלוף את תנועת ההעברה המבוקשת.
יש להריץ את התכנית ביטול תנועת יומן (לתאריך מקור) בהפעלה ישירה מהמסך.
יש להיכנס למסך הבן- פירוט התנועה, ולעבור לשורת חשבון המע"מ .
יש לעבור לתצוגה מעוצבת ב-F4 וללחוץ על הלשונית התאמות.
יש לשמור בזכרון את הערך בעמודה התאמה פנימית (Ctrl+F9)
יש להריץ את התכנית ביטול התאמות סופיות (נתיב: כספים>הנהלת חשבונות>התאמות>ניתוח כרטיסים>ביטול התאמות פנימיות) ולבטל את מספר ההתאמה השמור בלבד (F9) בחשבון המע"מ הרלוונטי.
יש להריץ את התכנית הכנה לניתוח כרטיסים (נתיב: כספים>הנהלת חשבונות>התאמות> ניתוח כרטיסים) לחשבון הרלוונטי.
יש להיכנס למסך משטח עבודה לניתוח כרטיסים ולהתאים בין תנועת ההעברה המקורית לבין תנועת הביטול שלה.

יש להריץ את הדו"ח : ממשק לדו"ח תקופתי עבור מע"מ (נתיב: כספים> הנהלת חשבונות> דוחות כספיים>מיסים> מע"מ).

יש לשים לב לנקודות הבאות:

לפני הרצת הממשק, יש להפיק את הדו"ח מע"מ , מאותו נתיב, ולוודא שאחוז המע"מ בו הינו נכון.
רשויות המע"מ מאפשרות אחוז מסוים של כלל התשומות הנדרשות , כתשומות מספקים שעבורם אין הגדרות של מספר עוסק מורשה.המערכת מסווגת את תשומות אלה לסעיף: קופה קטנה בדו"ח.בעת הפקת הדו"ח, המערכת נותנת ברירת מחדל של 10,000 ש"ח לקופה הקטנה.אם קיים סכום גבוה יותר או סכום שלילי גבוה יותר , המערכת לא תאפשר להפיק את הקובץ. על מנת להפיק את הקובץ ולראות (בדו"ח המלווה את הקובץ) ממה מורכבת הקופה הקטנה ,יש להגדיל סכום זה בקלט של מקסימום לקופה קטנה בהפקת הממשק.
יש לוודא בזמן הפקת הדו"ח , בקליטת הפרמטרים, ששם קובץ הפלט הינו pc835874?
המערכת מכינה את הקובץ הכולל דו"חות המפרטים את התשומות, בספריה priority/system/load. יש להעתיק את הקובץ לדיסקט.
הערה:

ניתן לבדוק את תקינות הקובץ לפני שליחתו בסימולטור של מס הכנסה , אותו ניתן להוריד ב:https://www.shaam.gov.il/EMSIM874

תנועות צפויות הינן ללא מע"מ . ההיגיון בכך הוא שסכום המע"מ אינו באמת נכנס לחשבון, אלא עובר לרשויות המס.

נראה שהחשבונית מבוססת על הזמנה או תעודת משלוח בה קוד המע"מ הוגדר כ "קוד מע"מ עסקאות".

ישנם מספר גורמים אפשריים:

ההזמנה נפתחה קודם להגדרת הלקוח כפטור ממע"מ.
ההזמנה התבססה על הצעת מחיר קודם להגדרת הלקוח כפטור ממע"מ.
קוד מע"מ הוקלד ידנית בטעות כמע"מ עסקאות.
לפתרון הבעיה יש לבטל את החשבונית , לתקן את קוד המע"מ בתעודות עליהן מתבססת החשבונית (תעודת משלוח ו/או הזמנה) , ולהפיק שוב את החשבונית.

קוד מס 000 מוגדר כפטור ממע"מ , ולכן אין לעדכן בעבורו את אחוז המע"מ, ויש להשאירו כ-0%.

לאחר קבלת הודעת השגיאה, יש לבצע את השלבים הבאים:

יש ללחוץ Enter לאישור הודעת השגיאה.
יש להקיש Ctrl+Z לביטול הפעולה שבוצעה.
יש ללחוץ Esc כדי לחזור למסך האב.
במסך האב, יש לבחור בשורה של מע"מ עסקאות וממנה לעבור למסך הבן שיעורי מס.
במסך זה יש לפתוח שורה חדשה ולעדכן בה את שיעור המע"מ החדש.
יש לבצע את שלבים 3-5 גם עבור השורות מע"מ תשומות ומע"מ תשומות לנכסים.

הסבר:

כל תנועות היומן שנרשמו לחשבונות מע"מ בהן החשבון הנגדי הוא החשבון מע"מ חו"ז, צריכות להיות מתואמות בניתוח כרטיסים, כדי שניתן יהיה תמיד לדעת אילו תנועות דווחו באיזה חודש.

פתרון:

יש לבצע התאמה לחשבונות מע"מ המופיעים בהודעה של ניתוח כרטיסים. יש להתאים את תנועות ההעברה למע"מ חו"ז כך שרק תנועות של חשבוניות שטרם דווחו תישארנה לא מתואמות ותוצגנה בדו"ח סכומים להעברה למע"מ חו"ז.

סיבה:

הבעיה מופיעה בעקבות שינויים בדו"ח בגירסה 12

פתרון:

יש להיכנס למסך מחולל פרוצדורות (נתיב:מנהל מערכת>מחוללים>פרוצדורות)
יש לשלוף פרוצדורה בשם IVFILTER , ולהריץ אותה לטווח התאריכים המבוקש.

רישום גריעה מבחינת מע"מ מתנהל כך:

החשבונית ללקוח נרשמת לזכות חשבון הכנסות חייבות על מלוא סכום התמורה. החשבון הזה צריך להיות מסומן בסעיף בדו"ח מס,כ "הכנסות חייבות במע"מ" .
הגריעה נרשמת לזכות חשבון נכס, לחובת חשבון פחת נצבר,ולחובה/זכות חשבון רווח הון. חשבון רווח ההון צריך להיות שונה מחשבון ההכנסות, וסעיף דו"ח המס שלו אינו צריך להיות קשור למע"מ (בדרך כלל לא נרשם לו סעיף בדו"ח מס כלל).
הערה: ניתן לקשור בין חשבון ההכנסות לחשבון רווח ההון כך שסכומם יחושב יחד , באותו הסעיף ,הן בדו"ח מאזן הבוחן והן בדו"ח רווח והפסד. לצורך זה יש לרשום לשניהם את אותו סעיף למאזן בוחן ואותו סעיף מאזן / רווח והפסד במסך חשבונות ראשיים.

אם מדובר בלקוח חו"ל:

יש להיכנס למסך הגדרות כספים ללקוחות ולשלוף את הלקוח.
בלשונית פרטים כלליים, לשנות את הערך בעמודה קוד מע"מ לקוד "פטור ממע"מ".
בלשונית הפקת חשבונית , יש לשנות את הערך בעמודה טיפוס חשבונית לטיפוס חשבונית חו"ל (F)
אם מדובר בלקוח בארץ:

אם הסיבה לפטור היא פטור ממע"מ על מוצרים מסויימים:

יש להיכנס למסך הגדרות כספים למוצרים , ולעבור ללשונית פרטים כלליים.
עבור הפרטים המדוברים יש לבחור בעמודה קבוצת מע"מ את קבוצת הפטור ממע"מ.
על מנת להפיק את החשבונית יש להיכנס למסך חשבוניות מרכזות או חשבוניות מס.
הערות:

כאשר רושמים מוצרים אלה בחשבונית מס כלשהי, יוסר אוטומטית הסימון מהעמודה מע"מ שבשורת החשבונית.
ניתן לסמן עמודה זו בשורת החשבונית באופן ידני , עבור מקרה חד פעמי.
אם הסיבה לפטור היא שהחשבונית מיועדת ללקוח באילת:

יש להיכנס למסך הגדרות כספים ללקוחות ולשלוף את הלקוח.
בלשונית פרטים כללים יש לשנות את הערך בעמודה קוד מע"מ לקוד "פטור ממע"מ"

יש לשלוף את החשבון הרלוונטי במסך חשבונות ראשיים (בנתיב: כספים> הנהלת חשבונות>כרטיסי חשבונות). יש ללחוץ F4. יש לעבור לעמודה סעיף בדו"ח מס (בלשונית הגדרות לדו"חות) וללחוץ F6 כדי לבחור את הערך המתאים.

אחוז המע"מ ירשם בחשבונית לפי שיעור המע"מ החדש. במערכת , התאריך הקובע לקביעת שיעור המע"מ הוא תאריך החשבונית.

לממשק תנועות יומן נוספו עמודות חדשות:

סוג רשומה למע"מ– מייצג את סוג הרשומה לפי הגדרות מע"מ
מונה חשבוניות– למקרה שמדובר בתנועה שנבעה מ-Z של קופה רושמת. מספר עוסק של הלקוח יש לציין בעמודה הקיימת אסמכתא 1של שורת תנועת היומן. מספר זה חייב להיות בן 9 תווים, אחרת ישויך לעסקאות לא מזוהות.
עסקאות מזוהות– יש לרשום בשורה המתייחסת למע"מ עסקאות. חשבוניות חו"ל/הכנסות פטורות : יש לרשום בשורה של ההכנסות. לאחר הרצת התכנית טעינת קובץ עם טאבים, ניתן לעיין ולבצע שינויים בעמודות אלו במסך טבלת טעינה לתנועות יומן .

אילו ספקים מוצגים בדו"ח ניכוי מס במקור?
ספקים המסומנים כחייבים בדיווח (במסך הגדרות כספים לספקים), כאשר בעמודה עד תאריך מופיע תאריך עתידי (או כשהעמודה ריקה).
ספקים שנוכה להם בפועל מס במקור במהלך תקופת הדו"ח
אילו תנועות יומן נכללות בדו"ח ניכוי במקור?
תנועות יומן של ספקים הנכללים בדו"ח, המקיימות לפחות אחד משני התנאים הבאים:

החשבון הנגדי בתנועה הנו חשבון בנק או חשבון של ניכוי במקור (שסומן ככזה בסעיף בדו"ח מס במסך חשבונות ראשיים).
סוג התנועה מסומן כמשתתף בדו"ח ניכוי מס במסך סוגי תנועות יומן.
כיצד מוצגים בדו"ח תנועות יומן עם מספר ספקים, ומספר שורות של ניכוי במקור (לדוגמה, תנועת יתרות פתיחה)?
שורה לחובת/זכות חשבון ניכוי במקור תשוייך לספק שמופיע בחשבון הנגדי של השורה.
שורות לחובת/זכות ספקים יופיעו בדו"ח אם החשבון הנגדי הנו חשבון בנק/ניכוי במקור.
הערות:

– התנועות נלקחות לפי תאריך האסמכתא שלהן.

– אם נרשמים בתנועת יומן אחת גם הוצאה וגם תשלום, המערכת תתייחס לכל הסכום שמופיע מול חשבון הספק כאל תנועת תשלום. ניתן לסמן בשורה של ההוצאה את העמודה תנועת לקוח, כדי לקבל רק את התשלום.

אם המחאות חדשות כבר התקבלו מידי הלקוח:
יש לרשום החזרת תשלום לחשבון הלקוח, ולהקליד קבלה על ההמחאות החדשות. בהקלדת הקבלה, יש לסמן את תנועת ההחזרה של ההמחאה החוזרת, על מנת שתיווצר התאמה בין שתי התנועות.

הערה: לא מופקת חשבונית חדשה, ואין השפעה כלל על תנועות העסקה של הלקוח.

אם טרם התקבלו המחאות חדשות מהלקוח:
יש לסמן את הדגל גם תנועת עסקה בעת ההקלדה של החזרת התשלום/ההפקדה ללקוח.
יש לבטל את חשבונית המס (או להפיק חשבונית זיכוי), ולבצע התאמה בכרטיס הלקוח בין החזרת ההמחאה לביטול החשבונית (או חשבונית הזיכוי).
הערות:

הסכום של ההמחאה החוזרת יופיע בגיול החובות של הלקוח לפי תנועות עסקה.

כאשר יתקבלו המחאות חדשות, יש לסמן את תנועת העסקה של החזרת ההמחאה בפירוט של הקבלה. יש גם להפיק מחדש חשבונית ללקוח בגין ההמחאות שתתקבלנה.

ההנחיות של הממשק החדש חלות מינואר 2010 עבור חברות שמחזורם הוא מעל 4 מליון ש"ח בשנה.

הגשת קובץ במקום דוח חודשי

הגשת הדיווח החודשי תבוצע על ידי העלאה של קובץ לאתר של מע"מ.

להכנת הקובץ יש להריץ את התוכנית ממשק למע"מ – PCN874 (בנתיב: כספים > הנהלת חשבונות > דו"חות כספיים > מיסים > מע"מ).

הקובץ יישמר בתיקייה C:\temp אלא אם צוין נתיב חלופי בעת הרצת התוכנית. בנוסף, יווצר דוח נלווה המסייע להבין את תוכן הקובץ.

את הקובץ יש להעלות לאתר מע"מ

חובת עדכון מספר תיק בכל עסקה

על מנת להציג את מס' תיק מע"מ/ת.זהות של הלקוח בחשבוניות, יש לבצע את ההגדרות הבאות:

עבור לקוח קבוע: יש להזין את מספר התיק במסך לקוחות (בנתיב: שווק ומכירות > לקוחות), בעמודה תיק במע"מ
עבור לקוח מזדמן או פרטי: יש להזין בעמודה עוסק מורשה/ת"ז במסך הבן של החשבונית- חשבונית לקוח – פרטים נוספים
אחרת, עסקה כזו תופיע בדוח תחת סיווג של לקוח לא מזוהה.

מספר התיק מודפס כברירת מחדל על כל ההדפסות הסטנדרטיות של התוכנה. אם אינך רואה את הנתון – וודא שהשדה אינו מוסתר באמצעות עיצוב דו"ח או שהדפסה פרטית שלכם כוללת את הנתון שהינו חובה לפי ההנחיות החדשות.

כדי להתארגן

וודאו שמותקנת אצלכם גרסה 13.5 של התוכנה. מהתפריט עזרה, יש לבחור באפשרות אודות Priority/Zoom, ובחלון שיפתח מופיעה בשורה התחתונה הגרסה המותקנת אצלך.

הנחיות לבצוע עדכון ניתן למצוא במרכז הלקוחות באתר אשבל.

מידע נוסף

לקבלת מידע נוסף ממע"מ, ניתן לפנות למוקד טלפוני שייפתח מתאריך 15.11.2009, בטלפונים 4954* (*מסים), 1-222-4954 או 02-5656400.

ובכתובת http://ozar.mof.gov.il/taxes/bikoret_memuhshevet/PCN874.htm

יש ללחוץ בכפתור העכבר הימני בתוכנית ההדפסה של הדו"ח (לדוגמה, התעודה חשבוניות מס,נתיב: כספים > מכירות (כספים) > חשבוניות מכירות > חשבוניות מס > הדפסת חשבונית מס), ולבחור ב- עיצוב דו"ח.
יש לפתוח את פורמט ההדפסה הרלוונטי (על ידי לחיצה בסימן +), ואת מרכיב הדו"ח בו נמצא השדה אותו מעוניינים לעצב.
יש ללחוץ בכפתור העכבר הימני בשדה הרצוי ולבצע את הפעולה הנדרשת:
כדי להסתיר את השדה, יש לבחור הסתר.
כדי להציג שדה מוסתר, יש לבחור הצג.
כדי לשנות את כותרת השדה, יש לבחור שנה שם.
כדי לשנות את סוג הגופן, סגנון הגופן, צבע הגופן, צבע הרקע ואופן יישור הטקסט של כותרת השדה, יש לבחור מאפייני שדה.
כדי לשנות פורמט תאריך, יש לבחור מאפייני שדה, ולבחור את האפשרות הרצויה בחלון פורמט תאריך.
הערות:

מומלץ לשכפל פורמט הדפסה קיים ובו לבצע את השינויים. כדי לעשות זאת, יש ללחוץ בכפתור הימני של העכבר בפורמט ההדפסה הרצוי ולבחור שכפל.
כדי לבטל את השינויים שנעשו, יש ללחוץ בכפתור הימני של העכבר בפורמט ההדפסה ולבחור שחזר ברירות מחדל.
אם לא קיימת אפשרות לבחירת עיצוב דו"ח, יש לבקש ממנהל המערכת להקצות הרשאה מתאימה (כלומר, לסמן את העמודה עיצוב מסמכים בלשונית הרשאות במסך משתמשי מערכת, ובגרסאות קודמות – בכרטיס עובד).

יש להיכנס לרשימת המשימות ב- Tabula Task Scheduler.
יש ללחוץ על Add… ולבחור להגדיר משימה חדשה.
בשורה Description יש לרשום שם כלשהו למשימה (למשל עדכון שערים מבנק ישראל).
יש לסמן את העמודה Active.
יש להגדיר באילו ימים ושעות יתבצע העדכון.
בחלק התחתון של המסך שיפתח, בשורה Command, יש לרשום WINACTIV -P LOADCURREXCH2A (יש לרשום באותיות גדולות – CAPS – בלבד).
הערה: במערכות שמעודכנות לתאריך קודם ל- 9/9/07, יש לרשום WINACTIV -P LOADCURREXCH2 (ללא A בסוף)
יש לבצע אחד הצעדים הבאים:
במערכות על בסיס נתונים Tabula, בשורה Start in, יש לרשום את הנתיב לחברה בה מעונינים להריץ את התוכנית (לדוגמא: D:\priority\data\demo).
במערכות על בסיס נתונים SQL Server או Oracle, בשורה Company, יש לבחור מהרשימה את החברה בה מעונינים לעדכן את שערי המטבע.
הערות:

בנוסף להגדרות ב- Tabula Task Scheduler יש לוודא שב- D:\priority\system\load קיימת ספריה ששמה כשם החברה, כפי שמופיע במסך חברות, בעמודה חברה. אם אין ספריה בשם זה, יש ליצור אותה.
מועדי העדכון, כפי שנמסרו מבנק ישראל, הם:
בימים א-ה 16:00-17:00
בימי ו/או ערבי חג 13:00-14:00
אך ייתכן עיכובים במקרה של תקלה כלשהי.

כאשר לקוח שילם וגם ניכה מס במקור, את הניכוי יש לרשום בעמודה ניכוי במקור במסך הבן בו רשום התשלום (פירוט המחאות או פירוט – תשלומים אחרים, בהתאם לסוג התשלום).

הדבר יכול לקרות מכמה סיבות:

המקור כבר הודפס. לאחר הדפסת המקור, העמודה הודפסה מסומנת אוטומטית וכל הדפסה נוספת של החשבונית תהיה העתק.
החשבונית הוצגה לפני שהודפסה. בשליחת החשבונית להצגה יופק תמיד ההעתק ולא המקור. כדי להדפיס חשבונית מקור יש לבחור הדפסה ישירות מתוך חלון הקלט הדפסה/משלוח.
נרשם מספר פנקס. במקרה זה, מופיע ערך בעמודה מס. פנקס (בלשונית אסמכתאות). עמודה זו משמשת כאשר החשבונית המקורית מונפקת על ידי סוכן חיצוני, ומספר הפנקס הוא מספר החשבונית בספרי הסוכן. לכן, מילוי עמודה זו ימנע הדפסת מקור מתוך פריוריטי (על ידי סימון אוטומטי של העמודה הודפסה).

פריוריטי זום ופריוריטי מאפשרות להכין קובץ ASCII המתאים לפורמט הרשמי של מס הכנסה.

להפקת הקובץ יש לבצע את הצעדים הבאים:

יש להפיק דו"ח נתונים חסרים לדו"ח ניכוי מס (דרך תפריט: כספים > הנהלת חשבונות > דו"חות כספיים > מיסים > ניכוי מס במקור).
יש להשלים את הנתונים החסרים לפי הצורך במסך הגדרות כספים לספקים (דרך תפריט: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרות נתוני כספים >הגדרות כספים לספקים).
יש להריץ את התוכנית ממשק לדו"ח ניכוי מס (0856 ב') (דרך תפריט: כספים > הנהלת חשבונות > דו"חות כספיים > מיסים > ניכוי מס במקור). בחלון שנפתח, יש לבחור את שנת המס הרצויה.
את הקובץ שנוצר, יש לשדר למס הכנסה בכתובת האינטרנט: https://www.shaam.gov.il/SH126/FSET.HTM .
הערות:
אין לפתוח את הקובץ שהופק מאחר וזה עלול לשבש את הנתונים בו.
לפני שידורו למס הכנסה, ניתן לבדוק את תקינות הקובץ בסימולטור של מס הכנסה באתר השידור.

הערה חשובה: ראשית, יש לוודא שאין תעודות כספיות זמניות או תנועות יומן זמניות שמעורב בהן החשבון הנדון. אם קיימות כאלו, יש לסוגרן או למחקן.

הפעולות לשינוי מטבע החשבון תלויות בסוג מטבע החשבון ומטבע היעד:

כאשר רוצים להפוך חשבון ממטבע כלשהו לש"ח:
יש לבטל את כל ההתאמות הפנימיות של החשבון (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > ניתוח כרטיסים > ביטול התאמות פנימיות > ביטול התאמות סופיות, כאשר יש לסמן לבטל התאמות סטורנו).
יש להכנס למסך חשבונות ספקים/לקוחות/ראשיים ולשנות את המטבע.
כאשר רוצים להפוך חשבון מש"ח לכל מטבע אחר:
יש להריץ את התכנית עדכון סכומי מט"ח לחשבון (נתיב: כספים > תחזוקת כספים > תכניות שרות).
יש לבטל את כל ההתאמות הפנימיות של החשבון (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > ניתוח כרטיסים > ביטול התאמות פנימיות > ביטול התאמות סופיות, כאשר יש לסמן לבטל התאמות סטורנו).
יש לשנות את המטבע למטבע הרצוי במסך חשבונות ספקים/לקוחות/ראשיים .
כאשר רוצים להפוך חשבון מכל מטבע שאינו ש"ח לכל מטבע אחר שאינו ש"ח:
יש להריץ את התוכנית ביטול התאמות סופיות (נתיב: כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > ניתוח כרטיסים > ביטול התאמות פנימיות), ובמסך הקלט לסמן את העמודה לבטל התאמות סטורנו כדי לבטל את כל ההתאמות הפנימיות של החשבון.
יש להכנס למסך חשבונות ספקים/לקוחות/ראשיים ולשנות את המטבע לש"ח.
יש להריץ את התכנית עדכון סכומי מט"ח לחשבון למט"ח החדש המבוקש (כדי לעדכן כל תנועה בערך של שער החליפין באותו יום).
יש לשנות את המטבע למטבע זר במסך חשבונות ספקים/לקוחות/ראשיים .

להלן רשימת בתי דפוס:

אמקה תשלובת תעשיות מוצרי נייר (אריק) 08-8646201
בארי 08-9938222
דפוס ווינבאום (אסנת) 03-6835832
יוסף וולף 03-5376967
מרקוס 03-9635555
תל יוסף 04-6534809

להפקת הדו"ח:

יש ללחוץ פעמיים F6 בשדה בו רוצים להגדיר רשימת ערכים (למשל, חשבון, מק"ט, סעיף מאזן בוחן, מספר תעודה וכו').
הערה: למספר תעודה יש ללחוץ F6 פעם אחת בלבד.
במסך שנפתח, יש לשלוף את הרשומות עבורן רוצים להפיק את הדו"ח.
טיפים:
להגדרת טווח של ערכים, ניתן להיעזר במחולל שאילתות (Shift+F11).
להסרת רשומות לא רצויות, יש ללחוץ F7.
לאחר שמוצגות הרשומות הרצויות, יש לצאת מהמסך ב-ESC. כעת תוצג זכוכית מגדלת, המציינת כי הוגדרה רשימת ערכים להפקת הדו"ח.

א. אם הכספים נמשכו מהבנק והועברו ישירות לספק בלי להפקיד אותם לקופה

ניתן לבצע את התשלום במסך תשלום בהעברות בנקאיות (נתיב: כספים > רכש (כספים) > תשלומים > העברות בנקאיות).

רישום תעודה זו תגרום לשתי פעולות:

רישום משיכת מזומנים מן הבנק
העברתם לספק.
ב. אם המזומנים נמצאים בקופה

ניתן לרשום את התשלום ע"י שימוש במסך הפקדות מקופה (נתיב: כספים > ניהול קופה > הפקדות).

כדי לרשום את התשלום לחשבון הספק:

יש לרשום תאריך.
יש להשאיר את העמודה לקופה ריקה.
יש לרשום את מספר החשבון של הספק בעמודה הפקדה ללקוח (בלשונית סכומים).
יש לרשום את סכום התשלום בעמודה סכום מזומן.
יש להריץ את התוכנית סגירת תעודת ההפקדה בהפעלה ישירה מהמסך.
כדי לרשום את התשלום ישירות להוצאה:

יש לרשום תאריך.
יש לבחור קופה.
יש רשום את חשבון ההוצאה בעמודה הפקדה ללקוח
במידה וההוצאה חייבת במע"מ, יש לשנות את סוג התנועה בלשונית אסמכתאות לבסוג תנועה מיוחד המפצל את המע"מ.
יש לרשום את סכום התשלום בעמודה סכום מזומן.
יש להריץ את התוכנית סגירת תעודת ההפקדה בהפעלה ישירה מהמסך.

לפני יבוא לתוכנת פריוריטי זום או פריוריטי, יש לוודא את מיקומו של קובץ הלוגו במחשב.

מומלץ להשתמש בלוגו בפורמט JPG או GIF, שגודלו 80X180 פיקסלים.

כדי להוסיף לוגו למסמכים השונים:

יש לגשת למסך נתוני החברה (בנתיב מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > טיפול בחברות).
יש להיכנס ללשונית עיר ומדינה – יצוא.
יש לעבור לעמודה לוגו HTML. כאשר עמודה זו מסומנת, מופיע משמאלה אייקון של מהדק מסמכים.
יש ללחוץ בלחצן העכבר הימני על אייקון המהדק, ולבחור באפשרות יבא. נפתח חלון ליבוא מסמכים.
יש לאתר את קובץ הלוגו, וללחוץ פתח.

על מנת שיודפס בכותרת החשבונית שמדובר בזיכוי, יש לסמן במסך כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > טבלאות כספים > הגדרות לתעודות כספיות את הדגל "מונה לסכום שלילי" ולהריץ את התוכנית כספים > תחזוקת כספים > תכניות שרות > הכנת תבניות מספר לתעודות לשנת הכספים הנוכחית.

איך רושמים ניכוי מס מתשלום דיבידנד כך שיופיע בדוח ניכוי מס במקור 856?

א) הגדרות לטעינה

פעולה זו יש לבצע באופן חד-פעמי, לפני תחילת העבודה עם משכורות:

יש להיכנס למסך הגדרת פרמטרים לטעינה (דרך התפריט כספים > תחזוקת כספים > ממשקים להנח"ש), לפתוח שורה חדשה עבור קליטה מתוכנת המקור (TAMAL, Michpal, Oketz, Chelan וכו') ולהגדיר פרמטרים רצויים.
ב) טעינת קובץ הנתונים‏‏‏‏

כאשר מתקבל קובץ נתונים מחברת השכר, יש לטפל בו כמפורט להלן, בהתאם לתוכנת המקור:

ט.מ.ל. / חשבים

יש לשנות את שם הקובץ ל-loadfnc (ללא סיומת). יש להקפיד שמבנה הרשומות בקובץ יעלה בקנה אחד עם הדרישות המפורטות במסמך "מבנה קבצי ממשקים מתוכנות חיצוניות" (ניתן להורידו ממרכז לקוחות באתר הבית של אשבל בכתובת: http://www.eshbel.co.il/merkaz.htm).
יש לשמור את הקובץ בכונן שבו מותקן שרת פריוריטי, במחיצה system\load\company (כאשר company מייצג את שם החברה אליה מעוניינים לקלוט את הפקודה).
יש להריץ את התוכנית טעינת קובץ לטבלת טעינה (בתפריט ממשק תנועות יומן).
מכפל

יש לשמור את קובץ הנתונים במיקום הרצוי. (יש לקבל ממכפל קובץ במבנה פיננסית).
יש להריץ את התוכנית טעינת פקודת שכר מתוכנת מכפל (בתפריט ממשק תנועות יומן > טעינה מתוכנות אחרות).
בחלון שייפתח, תחת הכותרת קובץ קלט,יש לציין את שם הקובץ ואת הנתיב בו הוא ממוקם קובץ; או להשאיר את ברירת המחדל (michpal.mov במחיצה system\load\company,כאשר company מייצג את שם החברה אליה מעוניינים לקלוט את הפקודה).
עוקץ

יש לשנות את שם הקובץ ל-loadfnc.txt. יש להקפיד ששדות הרשומות יהיו מופרדים באמצעות טאבים.
יש לשמור את הקובץ בכונן שבו מותקן שרת פריוריטי, במחיצה system\load\company (כאשר company מייצג את שם החברה אליה מעוניינים לקלוט את הפקודה).
יש להריץ את התוכנית טעינת קובץ עם טאבים (בתפריט ממשק תנועות יומן).
חילן

יש לשנות את שם הקובץ ל-loadfnc (ללא סיומת). יש להקפיד שמבנה הרשומות בקובץ יעלה בקנה אחד עם הדרישות המפורטות במסמך "מבנה קבצי ממשקים מתוכנות חיצוניות" (ניתן להורידו ממרכז לקוחות באתר הבית של אשבל בכתובת: http://www.eshbel.co.il/merkaz.htm).
יש לשמור את הקובץ בכונן שבו מותקן שרת פריוריטי, במחיצה system\load\company (כאשר company מייצג את שם החברה אליה מעוניינים לקלוט את הפקודה).
יש להריץ את התוכנית טעינת קובץ עם עברית של דוס (בתפריט ממשק תנועות יומן).
ג) העברה ליומן

יש להיכנס למסך טבלת טעינה לתנועות יומן (דרך התפריט כספים > תחזוקת כספים > ממשקים להנח"ש) ולבדוק את תוצאות טעינת הקובץ. ניתן לבצע שינויים בשורות הפקודה, אם צריך.
יש להריץ את התוכנית העברה מטבלת הטעינה ליומן כדי להעביר את הפקודה ליומן התנועות. התוכנית תרשום תנועת יומן זמנית או סופית (בהתאם להגדרות במסך הגדרת פרמטרים לטעינה).
אם ההעברה ליומן נכשלה מסיבה כלשהי, יש להפיק את הדו"ח העברה ליומן – דו"ח שגיאות.

להדפסת המחאה אמריקאית נדרש:

גודל דף: Letter
הגדרות להדפסת המחאות (אותן מבצעים בממשק משתמש אנגלי):
רוחב אות: 2.125
גובה אות: 4.3
שורות לפני כותרת ואחרי כותרת: 2
footer (ההגדרה החשובה ביותר): 56.

פורמט ההמחאות שאנחנו משתמשים בו הוא של תוכנת Quickbook, שהיא תוכנה נפוצה מאוד בארה"ב.

האופציה שבה צריך לבחור היא – Laser checks with vouchers.

על מנת לאפס את הערך המופיע בעמודה עלות ש"ח במסך כרטיס פריט, יש לרוקן את מלאי המוצר מהמערכת, ולאחר מכן להשיבו למערכת בעלות הרצויה.

התהליך מבוצע בשיטה הבאה:

עבור מוצר שאינו מנוהל מלאי, יש לסמן (זמנית) את העמודה מנוהל מלאי במסך כרטיס פריט, ולהריץ את התכנית עדכון מלאי לפי צובר (דרך תפריט ניהול מלאי > ניהול מחסנים > ניהול צוברים).
עבור כל מוצר (מנוהל מלאי או לא מנוהל מלאי) יש להריץ את התכנית הכנה לספירת מלאי עבור תאריך של יום אתמול (דרך תפריט ניהול מלאי > ניהול מחסנים > ספירת מלאי > הכנה לתאריך).
יש להיכנס לתעודת הספירה שנוצרה (במסך ספירת מלאי) ולאתר את הפריט הרצוי במסך הבן ספירת מלאי – פירוט.
יש לוודא כי הערך המופיע בעמודה כמות שנספרה (מפעל) הוא אפס, ולסמן דגל בשורה הנוכחית בעמודה אישור ספירה.
הערה: לפריט מנוהל מלאי, יהיה צורך לרשום בשלב מאוחר יותר את הכמות המחושבת הנוכחית.
יש להקליד באופן ידני תעודת ספירה נוספת לתאריך של היום במסך ספירת מלאי.
במסך הבן ספירת מלאי – פירוט יש לרשום את הפריט הרצוי. הערך 0 יופיע בעמודה כמות מחושבת (מפעל).
בעמודה כמות שנספרה (מפעל) יש לציין אחד משני ערכים:
אם הפריט אינו מנוהל מלאי, יש לרשום 1.
אם הוא מנוהל מלאי, יש לרשום את הכמות המחושבת המקורית.
יש לסמן את העמודה אישור ספירה.
יש להיכנס למסך לוג תנועות מלאי (דרך תפריט ניהול מלאי > תנועות מלאי), לאתר את תנועת המלאי שנוצרה בעקבות תעודת הספירה הידנית, ולציין בעמודה עלות ש"ח את הערך אפס.
יש להיכנס למסך כרטיס פריט ולמחוק את הערך המצוין בעמודה עלות תקן, בלשונית מחירים.
יש להריץ את התכנית תמחיר לתאריך נוכחי (דרך תפריט כספים > תמחיר מסחרי > עלות מוצר או כספים > תמחיר תעשייתי > הרצות תמחיר).עבור מוצר שאינו מנוהל מלאי, יש להסיר את הסימון מהעמודה מנוהל מלאי במסך כרטיס פריט,ו להריץ שוב את התכנית עדכון מלאי לפי צובר.

כדי להפוך לקוח שהוא גם ספק ללקוח בלבד:

יש להיכנס למסך ספקים (בתפריט רכש > ספקים), לשלוף את רשומת הספק ולהעבירו לסטטוס "לא פעיל".
טיפ: מספר הספק זהה למספר הלקוח.
במסך חשבונות לקוחות (בתפריט כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות), יש לשלוף את חשבון הלקוח, ובעמודה סעיף מאזנילשייכו לסעיף לקוחות (במקום לקוחות/ספקים).
כדי להפוך ספק שהוא גם לקוח לספק בלבד:

יש להיכנס למסך לקוחות (בתפריט שווק ומכירות > לקוחות), לשלוף את רשומת הלקוח ולהעבירו לסטטוס "לא פעיל".
טיפ: מספר הלקוח זהה למספר הספק.
במסך חשבונות ספקים (בתפריט כספים > הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבונות), יש לשלוף את חשבון הספק, ובעמודה סעיף מאזני לשייכו לסעיף ספקים (במקום לקוחות/ספקים).

ניתן לקבוע מחיר מינימום לפריט החל מגרסה 13.4. לאחר קביעת מחיר מינימום בכרטיס פריט, המערכת תציג הודעת אזהרה (שניתן להפוך לשגיאה) במקרה שמחיר הפריט אחרי הנחה יהיה מתחת למינימום שנקבע. ההודעה תופיע במסך הצעת מחיר, מסך הזמנות ומסכי החשבוניות.

כפי הנראה טרם הורצו העברות של יתרות פתיחה.

יש להיכנס למסך חשבונות ראשיים/לקוחות/ספקים ולשלוף את החשבון המתאים.
יש להיכנס למסך הבן יתרות חודשיות-ת.מאזן.
יש לבדוק שיתרת כל סוף שנה מתאימה ליתרת הפתיחה של השנה הבאה.
אם יש אי התאמה, יש להריץ את התוכנית העברת יתרות פתיחה (כספים > הנהלת חשבונות > תקופות כספיות) לשנה שהיתרה אליה לא הועברה כתקנה. אם יש שנים נוספות קדימה, יש להריץ שוב עבור השנים הבאות.

יש אפשרות לרשום תנועת יומן מפוצלת בהנהלת חשבונות לחשבון הוצאות מראש לפי תאריך ערך ישירות מפירוט החשבוניות.

בפירוט חשבוניות יש בכל שורה אפשרות לרשום מתאריך הוצאה עד תאריך הוצאה, חשבון הוצאות-חשבון יעד להוצאה.

1) מתאריך הוצאה עד תאריך הוצאה: תנועת היומן של החשבונית תפוצל לפי תאריך ערך של סוף כל חודש בטווח התאריכים

שיצויין.

2) חשבון הוצאות: צריך להיות חשבון הוצאות מראש.

החשבון חייב להיות מסומן בלשונית הגדרות נוספות כחשבון הכנסות/הוצאות דחויות ניתן גם לסמן חשבון יעד אליו יועברו

ההוצאות(אם יש אחד כזה קבוע).

3) חשבון יעד הוצאות: אם הוגדר חשבון יעד בחשבון הוצאות מראש(סעיף 2) חשבון זה יופיע אוטומטית אך ניתן לשנותו במידה ולא הוגדר חשבון יעד ניתן לקבוע אותו כאן.

חשוב שבעמודה זו יהיה נתון כדי שהמערכת תדע לאן להעביר את ההוצאות.

פעם בחודש יש להריץ את התוכנית העברת תשלומים דחויים לחשבון שוטף

(כספים/תחזוקת כספים/תוכניות שרות).

תוכנית זו עוברת על כל החשבונות שמסומנים כחשבון הוצאות/הכנסות מראש ורושמת תנועות יומן לגבי כל הסכומים

הלא מותאמים שתאריך הערך שלהם קודם לתאריך הרצת התוכנית.

בגרסה 13.4 התווסף במסך קבועי כספים, (בנתיב:כספים>תחזוקת כספים>הגדרות כספים>טבלאות כספים), נוסף קבוע ExchangeUpdDay. בערך הקבוע ניתן להגדיר באיזה טווח להציג הודעת התראה על כך שהשערים לא מעודכנים.

ניתן להגדיר את הקבוע כך שלא תתקבל הודעה בכל המסכים ע"י קביעת הערך 999.

לחילופין, ניתן לנטרל את הודעת האזהרה למסך ספציפי דרך סייר ההרשאות.

הממשק בנתיב: מנהל המערכת > ממשק פתוח > ממשק פתוח, מייצר שני קבצים: קובץ נתונים וקובץ מידע כללי.

בקלט התכנית יש לציין:

כונן מקומי לשמירת הקבצים (אין אפשרות לרשום נתיב).
טווח תאריכים.

הערות:
הטווח חייב להתאים לתקופות כספיות בהנה"ח. אין לציין תאריכים באמצע תקופה כספית.
יש לרשום צובר יום לפני תאריך התחלת התקופה.

שם תוכנת כיווץ (ברירת המחדל היא winzip). שם זה יופיע בקובץ המידע הכללי.
הערה: קובץ הנתונים שיתקבל הינו קובץ רגיל, ועל המשתמש לכווץ אותו באמצעות התוכנה שנרשמה בקלט.
שמות הקבצים שנוצרים הם INI.TXT, ו- BKMVDATA.TXT והם נשמרים בספריה OPENFRMT, בתת ספריה ששמה הוא מספר העוסק המורשה עם סיומת של השנה XXXXXXXX.YY, בתת ספריה עם התאריך והשעה MMDDhhmm בהם נוצרו הקבצים.

לדוגמה: חברה עם מספר עוסק מורשה 112233445 שהפיקה קבצים ביום 30.12 בשעה 11:30, ובקלט בחרו לשמור את הקבצים בכונן C – הקבצים ישמרו בספריה c:\OPENFRMT\11223344.07\12301130

הערה: את כל המידע על מבנה הקבצים, והנתונים שהם מכילים, אפשר לראות באתר מס הכנסהhttp://www.mof.gov.il/taxes/bikoret_memuhshevet/oraot1_3.pdf

פתיחת שורות הניפוק בחשבונית/תעודת משלוח/תעודת אריזה, המבוססת על הזמנה, נקבעת על פי הסדר הבא:

מלאי מפק"ע המקושרת להזמנה.
מלאי מפק"ע אחרת במהדורת המוצר שהוזמנה.
מלאי הקיים בסטטוס הלקוח.
מלאי בעל תאריך תפוגת תוקף פק"ע/מנה מוקדם יותר.
מלאי מפק"ע סגורה.
מלאי בעל תאריך סגירת פק"ע מוקדם יותר.
מלאי בעל תאריך פתיחת פק"ע/מנה מוקדם יותר.
מלאי מהאיתור המקושר לתעודה.
הערה: במקרה שכל המלאי הקיים ממוצר מסוים הוא בעל נתונים זהים בכל הקריטריונים שהוזכרו, יופיעו שורות הניפוק בסדר אקראי

פורמט הדפסה ברירת מחדל מוגדר מראש במערכת עבור המחאת פריוריטי סטנדרטית. ניתן להריץ את התוכנית הגדרות להדפסת המחאות (דרך תפריט: כספים > רכש (כספים) > תשלומים > תשלומים בהמחאות > הדפסת המחאות) כדי לשנות את הערכים הבאים.

רוחב אות – מזיז את ההדפסה ימינה ושמאלה.
גובה אות – מזיז את ההדפסה כלפי מטה (ערך גדול יותר מוריד את ההדפסה למטה יותר).
רווח לפני כותרת – קובע את מיקום ההדפסה בחלק העליון בספח (המכיל את הפרטים: לכבוד, תאריך ומספר ספק).
רווח אחרי כותרת – קובע את מיקום ההדפסה בחלק השני של הספח (המכיל את פירוט החשבוניות).
שורה למיקום סה"כ – קובע את מיקום ההדפסה של סה"כ לתשלום.
ראשית יש להדפיס הדפסת נסיון, כדי להגיע לכך שהסכום מודפס במקום הנכון (במלבן המיועד), על ידי הגדרת הערך גובה אות.

בכל פעם מומלץ לשנות פרמטר אחד בלבד ולהדפיס הדפסת נסיון בכדי לבחון את השפעת הפרמטר על מיקום ההדפסה.

היכנסו למסך הגדרות לתעודות כספיות וסמנו או מחקו את הסימון בעמודה העתקת טקסט קודם.

תנאי התשלום בחשבונית הם אלה שהוגדרו ללקוח החשבונית במסך הגדרות כספים ללקוחות, למעט המקרים הבאים:

אם החשבונית קושרה להזמנה שפורטו בה תנאי תשלום שונים, תנאי התשלום יילקחו מההזמנה.
אם ללקוח הוגדר לקוח משלם, יילקחו תנאי התשלום מהלקוח המשלם.

כאשר רוצים להפיק חשבונית ללא מע"מ עבור לקוח חו"ל:

היכנסו למסך הגדרות כספים ללקוחות ושלפו את הלקוח (כספים> תחזוקת כספים> הגדרות כספים> הגדרות נתוני כספים)
בלשונית פרטים כלליים שנו את ערך העמודה קוד מע"מ לקוד "פטור ממע"מ"
בלשונית הפקת חשבונית שנו את ערך העמודה טיפוס חשבונית לטיפוס חשבונית חו"ל F.
הפיקו את החשבונית במסך חשבוניות חו"ל (כספים> מכירות (כספים)> חשבוניות מכירות> חשבוניות חו"ל)
אם רוצים להפיק חשבונית ללקוח באילת:

היכנסו למסך הגדרות כספים ללקוחות ושלפו את הלקוח.
בלשונית פרטים כלליים, שנו את ערך העמודה קוד מע"מ לקוד "פטור ממע"מ"
פתחו חשבונית עבור הלקוח במסכים חשבונית מס, חשבונית מס קבלה או חשבונית מרכזת.
אם רוצים לפטור מוצרים מסויימים ממע"מ באופן קבוע:

פתחו את המסך הגדרות כספים למוצרים, שלפו את המוצר המבוקש. (כספים> תחזוקת כספים> הגדרות כספים> הגדרות נתוני כספים)
בלשונית פרטים כלליים יש לבחור בעמודה קבוצת מע"מ את קבוצת הפטור ממע"מ. בכל פעם שתרשם חשבונית עם המוצרים שסומנו כפטורים ממע"מ לא ירשם עבורם המע"מ.
ניתן לשנות זאת ידנית בחשבונית באמצעות כניסה למסך הבן פירוט החשבונית והוספת הסימון בעמודה מע"מ עבור הפריטים השונים.
אם רוצים לפטור מוצרים מסויימים ממע"מ במקרה חד פעמי:

פתחו את החשבונית ועברו למסך הבן פירוט החשבונית.
עבור המוצרים אותם אתם מבקשים לרשום ללא מע"מ מחקו את הסימון בעמודה מע"מ

חוסר התאמה בין הסכומים בדו"חות המע"מ וסכומים להעברה למע"מ חו"ז יכול לנבוע ממספר סיבות:

חלק מהסכומים כבר הועברו למע"מ חו"ז
חלק מהסכומים בדו"ח המע"מ הותאמו בהתאמה פנימית ולכן לא מופיעים בדו"ח סכומים להעברה למע"מ חו"ז
תקופת דיווח שגויה לתנועה
כדי לבדוק את ההתאמות שבוצעו ניתן להפיק את הדו"ח בקרת מע"מ – התאמות (כספים> הנהלת חשבונות> דו"חות כספיים> מיסים> מע"מ)

כדי לתקן את תקופת הדיווח של תנועות יש להכנס למסך תיקונים בתנועות יומן (כספים> הנהלת חשבונות> יומן תנועות> תיקונים בתנועות יומן סופיות).

שלפו את התנועה המבוקשת ועברו למסך הבן שינויים בתנועת יומן – פירוט. בלשונית תקופת דיווח למע"מ יש לתקן את התקופה המופיעה בשדה תקופת דיווח למע"מ.

אחוז המע"מ בדו"ח מחושב כחילוק של הסכום המופיע בעמודה עסקאות חייבות בסכום המופיע בעמודה מע"מ עסקאות לפיכך הוא צריך לשקף את אחוז המע"מ הקבוע בחוק. אם התקבל אחוז שונה כנראה שישנן תנועות שגורמות לאחוז שגוי.

כדי לאתר את התנועות השגויות יש להריץ את הדו"ח בקרת מע"מ (כספים> הנהלת חשבונות> דו"חות כספיים> מיסים> מע"מ). הדו"ח מציג תנועות יומן בהן אחוז המע"מ שונה מאחוז המע"מ שבתוקף. הדו"ח מציג גם את הסעיפים לדו"ח המע"מ אליהם נקשרו החשבונות המעורבים בתנועות היומן.

בצורה כזו שניתן לאתר גם קישור שגוי של חשבונות לסעיף המתאים בדו"ח המע"מ. ניתן להריץ גם את הדו"ח מע"מ עסקאות – דו"ח בקרה (כספים> הנהלת חשבונות> דו"חות כספיים> מיסים> מע"מ) כדי לראות את אחוז המע"מ שנקבע בכל חשבונית מכירה.

כדי לתקן רישום שגוי של אחוז המע"מ בתנועת יומן יש לרשום תנועת יומן מתקנת

כדי לתקן קישור שגוי של חשבונות לסעיפים בדו"ח מע"מ יש להכנס למסך חשבונות ראשיים (כספים> הנהלת חשבונות> כרטיסי חשבונות), לשלוף את החשבון המבוקש ולתקן את הסעיף בדו"ח המס.