הפקה ומשלוח של חשבונית מס
לפי תקנות מס הכנסה ומע"מ שעודכנו בשנת 2003 ניתן לשלוח חשבוניות, קבלות וזיכויים במייל (דואר אלקטרוני).
משלוח חשבוניות דיגיטליות במייל חוסך כסף ומונע פגיעה מיותרת בסביבה. עלות משלוח חשבונית בדואר רגיל מוערכת בכ – 3 שקלים לחשבונית. עסק השולח חשבוניות דיגיטליות במייל יכול לחסוך אלפי שקלים ביחס למשלוח חשבוניות בדואר רגיל.
מאמר זה מסביר כיצד תוכלו אתם לשלוח חשבוניות דיגיטליות מהעסק שלכם. המאמר מפרט את הכלים הנדרשים ועלותם ומתאר את תהליך יצירת החשבונית הדיגיטלית. במאמר מתואר שימוש בתוכנת פריוריטי-זום ותוכנת פריוריטי כתוכנות הנהלת חשבונות, אך ניתן לבצע את התהליך גם בעזרת תוכנות אחרות.
אלה הם עיקרי הכללים למשלוח מסמכים ממוחשבים:
- ניתן לשלוח בדואר אלקטרוני קבלות, חשבוניות אשר לא משמשות כתעודות משלוח, וזיכויים.
- על החשבונית הדיגיטלית צריכות להופיע במקום בולט המילים "מסמך ממוחשב".
- החשבוניות הדיגיטליות צריכות להיות מופקות אוטומטית מתוכנת הנהלת החשבונות של השולח ואין לבצע בהן שינויים למעט הוספת חתימה דיגיטלית.
- על שולח החשבוניות הדיגיטליות להודיע לפקיד השומה על כוונתו לשלוח מסמכים ממוחשבים לפני משלוח המסמך הראשון.
- על שולח החשבוניות הדיגיטליות לקבל את אישור מקבל החשבונית הדיגיטלית מראש בדואר אלקטרוני או בכתב. יש לשמור את האישורים הנ"ל. רצוי לשומרם בתוכנת הנהלת החשבונות.
- התקבול עבור חשבונית דיגיטלית שנשלחה בדואר אלקטרוני יתבצע באמצעות כרטיס אשראי, המחאה לא סחירה לפקודת שולח החשבונית או העברה בנקאית לחשבון שולח החשבונית.
להלן השלבים בהתקנה ושליחת חשבונית דיגיטלית:
שלב ראשון – הפקת קובץ חתימה
- החתימה הדיגיטלית מבוססת על קובץ המכיל את פרטי החותם (קובץ PFX).
- ישנם ספקים שונים שמציעים את השירות ליצירת הקובץ – ניתן לפנות לפריוריטי גורו לסיוע בנושא.
שלב שני – התקנת קובץ החתימה ב-Priority
- ראשית – יש לפנות לאשבל ולרכוש רישיון למודול "מסמכים ממוחשבים" (בפריוריטי-זום ללא עלות, בפריוריטי קיימת עלות, נכון ליום כתיבת מאמר זה).
- יש להעביר את קובץ ה-PFX למחשב השרת (המיקום לא משנה, למשל My Documents).
- ע"מ להגדיר את החתימה במערכת יש להריץ את התוכנית "הגדרת חתימה על מסמכי PDF" (נתיב: ניהול משרד > דואר ), לבחור את קובץ התעודה ולהזין את הסיסמא שלה.
- יש להתקין את החתימה הדיגיטלית במערכת באופן פרטני למשתמש ובאופן פרטני לכל חברה.
שלב שלישי – סיווג לקוחות המקבלים מסמכים ממוחשבים ושליחת החשבונית
ע"מ שהמערכת תפיק חשבוניות דיגטליות ללקוח עלינו לסווגו כלקוח המקבל מסמכים ממוחשבים.
ההגדרה מבוצעת באופן חד פעמי ללקוח:
- ע"מ שהמערכת תפיק חשבוניות דיגטליות ללקוח עלינו לסווגו כלקוח המקבל מסמכים ממוחשבים. ההגדרה מבוצעת באופן חד פעמי ללקוח:
* יש לוודא שללקוח מוגדרת כתובת מייל (מסך 'לקוחות') – זוהי הכתובת אליה תשלח החשבונית החתומה.
* במסך 'הגדרות כספים ללקוחות', תחת הכרטיסייה 'הפקת חשבונית', יש לסמן ב-V את השדה 'מקבל מסמכים ממוחשבים?' - שליחת חשבונית חתומה מתבצעת ע"י ההפעלה הישירה 'הדפסת חשבונית' ובחירה באפשרות 'דואר אוטומטי', יש לסמן את האפשרות 'כמסמך PDF'.
