כאשר אנו מדברים על ניהול תהליך בפריוריטי, אנו מתייחסים בעיקר לתהליך שבו תעודה עוברת מהרגע בו היא נפתחת עד לרגע בו היא מסתיימת. לדוגמה, מהרגע בו נפתחת הזמנת רכש כטיוטא ועד לרגע שבו הסחורה מגיעה.
בנוסף, התהליך כולל את המעבר מתעודה אחת לתעודה אחרת, כלומר, לדוגמה, מהזמנת רכש לתעודת קבלה סחורה מהספק. התהליך מתנהל באמצעות סטטוסים של תעודות, כגון "טיוטא" ו"מאושרת לביצוע", והמעברים ביניהם, וכן חוקים שנחולים על הסטטוסים והמעברים.
כלי זה הוא הבסיס לכל התהליכים העסקיים בחברה.
תהליך ה-BPM
נכנס למסך הרלוונטי בפריוריטי לדוגמא הזמנות רכש, ונפתח דרך הפעולות את ניהול תהליך להזמנת רכש.
בפריוריטי קיימים כבר במערכת סטטוסים בסיסיים לכל התעודות המרכזיות
לרוב מלבני הסטטוסים יש פינות מעוגלות, ולמעטים יש פינות חדות.
פינה חדה מציינת שזה סטטוס התחלתי.
לרוב הסטטוס ההתחלתי הוא סטטוס "טיוטא".
בקליק ימני על שם הסטטוס, ניתן לראות את החוקים הקיימים לסטטוס ואת מאפייני הסטטוס.
בנוסף, ניתן גם לקבוע צבע לסטטוס, לשנות את שמו ולעדכן לו הערה.
מאפיינים של סטטוסים
בלחיצה על מאפיינים יפתח חלון עם המאפיינים של הסטטוס.
התיבה הזו כוללת הגדרות חשובות נוספות לסטטוס.
למשל, הדגל לאפשר קבלה למלאי קובע כי אפשר לקבל מלאי מהזמנת רכש בסטטוס הזה. לסטטוסים פעילים כדאי לוודא שמסומן הדגל נכלל בנושאים לביצוע, מה שאומר שהזמנות על שם משתמש בסטטוס הזה תתווסף לנושאים לביצוע שלי.
חוקים לסטטוס
בלחיצה על חוקים יפתח חלון להוספת חוק חדש.
נרשום את תאור החוק ונבחר מתי החוק יפעל : התעודה עוברת לסטטוס זה, התעודה שוהה בסטטוס זה יותר מX דקות/שעות/ ימים/ שבועות/ חודשים ,התאריך שבשדה מסוים חלף לפני/ יחול בעוד X דקות/שעות/ ימים/ שבועות/ חודשים.
לאחר מכן, נבחר בפעולה רלוונטית:
- שלח דואר- ישלח למשתמש, קבוצה, לכתובת אימייל ספציפית או לאיש קשר מוגדר, ניתן לצרף כנספח של התעודה הרלוונטית.
- שלח SMS -הודעת SMS אותה אפשר לשלוח למשתמש, לקבוצה, למספר טלפון סלולרי או לאיש קשר מוגדר.
- שליחת הודעת פוש -הודעת פוש שתישלח למשתמש ב Mobile Priority.
- פתח משימה- פתיחת משימה, אליה אפשר לצרף תדפיס של התעודה הרלוונטית, שניתן להקצותה למשתמש מסוים.
- העבר לטיפול- מעביר לטיפול משתמש/קבוצה מסוימים.
האפשרויות הבאות זמינות בהגדרה של החוקים:
- ניתן להגדיר הודעות בשפה העברית או האנגלית בלחיצה על הלשוניות עברית ואנגלית בהתאמה. השפה שבה תישלח ההודעה תהיה בהתאם להגדרות של הנמען.
- מתחת לחלק שבו נכתבת ההודעה, ישנה אפשרות ללחוץ על "הוסף שדה להודעה" כדי לפתוח רשימת בחירה המכילה את רשימת כל כותרות השדות שבמסך הפתוח. ניתן להשתמש ברשימה זו כדי לשלב בהודעה את הערך הנוכחי של השדה.
- ניתן להשתמש בכפתורים "הוסף מספר חוק להודעה" ו"הוסף תיאור חוק להודעה" כדי להוסיף להודעה את מספר החוק (המוקצה אוטומטית) ואת תיאור החוק שהוגדר.
- ניתן להוסיף את הנספחים של תעודה מסוימת לדואר האלקטרוני שנשלח על ידי סימון התיבה "נספחים".
- ניתן להשתמש בחלק בתנאי שכדי להגדיר את התנאי (או התנאים) שיגרמו לשליחת ההודעה או להצגתה. לדוגמה, כאשר שדה מסוים מקבל ערך מסוים או טווח ערכים, או תוצאה מחושבת של ביטוי שהוגדר.
- ניתן להשתמש בחלק כאשר בתחתית החוק כדי להגדיר האם כל התנאים חייבים להתקיים באותו הזמן על מנת שההודעה תופיע (תנאי AND), או שהתנאים לא תלויים אחד בשני ומספיק שאחד מהם יתקיים כדי שההודעה תופיע (תנאי OR).
לאחר לחיצה על הכפתור אישור נוכל לראות את החוקים המוגדרים לסטטוס
- בחלון שיפתח ניתן לראות האם החוק פעיל, מה מספרו, מי עדכן אותו ומהו החוק.
- בחלון זה ניתן להוסיף חוק חדש, לערוך, להעתיק ולמחוק חוק קיים.
כדי לחפש חוק מסוים, יש להשתמש בשדה החיפוש בצד שמאל של החלונית. - ניתן להציג דוח המפרט את כל החוקים שהוגדרו לסטטוס, ע"י בחירה באפשרויות נוספות >דו"ח. הדו"ח מציג את מספר החוק ותיאור החוק, וכן מידע מזהה אחר השימושי באיתור החוק.
כדי לשנות את סדר החוקים ברשימה, ניתן להשתמש בכפתורי החיצים בימין החלון.
מעברים בין סטטוסים
נעבור להגדרה של המעברים בין הסטטוסים. כדי שהמעברים שנגדיר בין סטטוסים יהיו בתוקף נלחץ על שלושת הפסים בתפריט העליון מצד שמאל, נבחר בעריכה ובמעבר חופשי בין הסטטוסים , נשים לב שהV לא מסומן.
על מנת להוסיף מעבר בין סטטוסים נלחץ בתפריט למטה מצד ימין על החץ (מסומן בצהוב) ונעביר קו בין הסטטוסים הרלוונטיים.
להוספת חוקים נלחץ בעכבר על הלחצן הימני ונבחר בחוקים.
המסך שנפתח תואם לחוקים שהגדרנו לסטטוסים עצמם למעט הפעולה אפשר מעבר אשר מאפשרת מעבר בין הסטטוסים למשתמש/ קבוצה מסוימים.
למחיקת מעבר נעמוד על החץ נלחץ בעכבר על הלחצן הימני ונבחר במחיקה.
בסוף עריכת התרשים נלחץ בתפריט למטה על סמל השמירה (מסומן בצהוב).
זקוקים לייעוץ, הטמעה או שירותי תמיכה בתוכנת פריוריטי? אתם מוזמנים לפנות אלינו לפריוריטי גורו ואנחנו נדאג לאפיין, לייעץ, לפתח וליישם עבורכם כל תוספת שתצטרכו כדי שהארגון שלכם יעבוד בצורה יעילה ומושלמת.
